Rövidebb, hatékonyabb kiválasztás digitális HR eszközökkel

Míg tíz éve újsághirdetéseken, állásbörzéken keresztül, karrierirodák segítségével is találtak jó munkaerőt a HR-esek, ma már sokkal nehezebb a dolguk, annak ellenére - vagy azzal együtt -, hogy a toborzás új csatornákra, fórumokra helyeződött. Felértékelődtek például a személyes és a vállalati belső ajánlások, megjelentek az online állásportálok, közösségi, szakmai, vállalati oldalak, erősödött az online szakmai networking, és az állásbörzék is a virtuális térbe kerültek.

A web2 jelentősen átalakította az álláskeresést, erősebb lett az interaktivitás. Ugyanakkor a válság hatására több aktív álláskereső jelent meg a piacon, akik ma már egyetlen gombnyomással megnövelhetik a megcélzott álláshelyek számát. Eközben a HR-eseknek kevesebb büdzséből jobban, hatékonyabban és olcsóbban kell embert találniuk, úgy, hogy rengeteg különböző formátumú pályázatot kell átnézniük, millió adatot feldolgozniuk, archiválniuk, és az eredményeket kommunikálniuk. Az erre fordított idő pedig ahelyett, hogy csökkent volna az évek során, és hatékonyabbá vált volna a folyamat, egyre hosszabb és nehézkesebb lett a kiválasztás - hangzott el a CV&More és a HR Portal minap rendezett szakmai napján, amely az egyre inkább előtérbe kerülő digitális HR eszközökkel foglalkozott.

Ezek a megoldások hazánkban még kevésbé ismertek, mintha félnének használni őket a HR-esek, pedig érezhető, hogy egyre többen fáradnak bele a kiválasztási munkába, hiszen mindig ugyanazokat a sablon megoldásokat használják az álláshirdetés meghirdetésekor, ugyanazokat a feladatokat végzik újra és újra, ami ráadásul többórányi papírmunkával jár. A kiválasztási folyamat végén már egyik önéletrajz olyan, mint a másik, és nem igazán tudják rendszerezni, kezelni ezeket.

Léteznek azonban ma már olyan újító online megoldások, amelyek izgalmasabbá, színesebbé tehetik az egész toborzási, kiválasztási folyamatot. Ezek segítségével egyrészt az álláskeresők ki tudnak tűnni a tömegből, a toborzó cégek pedig pozícionálni tudják magukat - mondta Ficza János, a Workania.hu PR menedzsere. A szakember a multimédiás megoldások közül kiemelte az online állásbörzét, ahol a cégek egy internetes felületen is prezentálni tudják magukat, online kapcsolatot tudnak kialakítani az álláskeresőkkel. Újító megoldásként említette a CV&More-t is, amely a toborzáshoz a videót használja fő eszközként. - Amerikában már bevált szokás, hogy a cégek videó üzenettel hirdetik meg a pozíciókat, és magát a toborzás folyamatát egyfajta marketing eszközként használják. A tengerentúlon az álláskeresők is videó önéletrajzokkal próbálják eladni magukat, de egyre gyakoribb a videó állásinterjú is - fejtette ki Ficza János.

Állásportálok helyett ATS?

A HR-eseknek mindenekelőtt az jelentene nagy segítséget, ha az interjúkat megelőző folyamatokat rendszerezni tudnák. Erre találták ki az úgynevezett Applicant Tracking System (ATS) szolgáltatást, amely leegyszerűsíti a toborzást, és amellyel meg lehet spórolni azt az időt, energiát, amelyet az önéletrajzok átnézésével töltenének. Az ATS a pályázók nyomkövető rendszere, egy olyan szoftveres applikáció, amelynek célja, hogy a HR-esek egy helyen tudják kezelni az álláskeresőket, és kezelhetővé tegye a kezelhetetlen mennyiségű összegyűlt információt és adattömeget - magyarázta a Workania.hu PR menedzsere. Mint mondta, a rendszer előnye, hogy minden típusú vállalat igénybe tudja venni.

Az ATS lehetővé teszi, hogy egyszerre több pozícióra indítsanak el kiválasztási folyamatot a cégek, amelyekhez külön kapcsolattartókat lehet beállítani. A bejövő pályázatokat pozíciók vagy kapcsolattartó személyek alapján is kategorizálni lehet, a rendszer automatikus válaszleveleket küld, lehetőség van csoportos email küldésre, az állásinterjúkat naptárfunkcióval menedzselni lehet. Emellett a rendszer az álláskeresőket értékeli, összehasonlítja annak alapján, hogy megfelelnek-e az elvárásoknak. A HR-es létre tud hozni próbakérdéseket, és a jelölt csak akkor küldheti el a jelentkezését, ha ezeket jól megválaszolja, vagyis az ATS egyfajta előszűrőként is működhet - emelte ki Ficza János. Szintén hasznos funkció, hogy a rendszer nem engedi, hogy ugyanaz a jelölt két kiválasztási folyamatban is szerepeljen, kivéve, ha a jelölt több pozícióra is alkalmas, és ezt a HR-es külön beállította. Az egész folyamatról részletes statisztikai kimutatásokat lehet lekérni, amellyel pontos képet kapunk arról, hogy a pozíció meghirdetésétől a jelölt megtalálásáig mennyi időt, energiát használtunk fel. Ezen felül minden adat letölthető és visszakereshető.

Mint Ficza János elmondta, az ATS-n belül a legújabb trend a multiposting, amely a régi ATS-ekkel ellentétben nemcsak gyűjtőpontként szolgál, hanem álláshirdetéseket is feltehetünk rá, amelyek egyszerre több, fontos felületen jelennek meg. Így két irányba hat a kommunikáció, nemcsak a HR-esek kezelik a segítségével a beérkező önéletrajzokat, hanem kifelé is ezen keresztül kommunikálnak. A szakember megjegyezte: az ATS-ek Amerikában lassan helyettesíteni kezdik az állásportálokat, azok szolgáltatásait, megoldásait.

Teljesítményalapú kiválasztás - az alkalmatlan jelölteket kizárja egy szoftver

Marton Krisztina, a CV&More HR szakértője az egyik legnagyobb problémának azt látja az álláskeresésben, hogy elveszik a személyiség és a motiváció, miközben éppen ezek számítanak a munka megszerzéséért folytatott harcban. Tapasztalatai szerint az álláskeresők sokszor meg sem nézik, milyen pozícióra jelentkeznek, csak beadják a pályázatukat, az önéletrajzok ezért gyakran nem hitelesek. Az online állásportálok és toborzó cégek nagy adatbázisai pedig egyáltalán nem jelentenek segítséget egy HR-esnek, hiszen neki csak néhány alkalmas pályázóra lenne szüksége, akik közül választani tud. A mai kiválasztási folyamatokra jellemző, hogy nehezen döntenek a HR-esek, újabb és újabb teszteket írnak ki, futnak még egy kört, hogy biztosan megtalálják a jó jelöltet, ráadásul a kontroller is rajtuk tartja a szemét, hogy hol hirdetnek, milyen fejvadászt alkalmaznak, ez mennyire éri meg, melyek azok az igazán hatékony eszközök, amelyekkel munkaerőt találnak.

Annak érdekében, hogy az ember és a motiváció valóban megjelenjenek a kiválasztásban, egy olyan eszközt hoztak létre, amellyel előre beállítható paraméterekkel segíteni lehet ezt a folyamatot. A talent sreener elnevezésű, felhő alapon működő szoftverrel magát a kiválasztást automatizálják. - Ez az online kiválasztási rendszer olyan, mint egy tölcsér, a kiválasztás alapja nem az önéletrajz, hanem az illető teljesítménye, vagy aktivitása. A pályázók 20-30 százaléka már az elején kiesik, mert nem akar vagy nincs türelme ebben a hosszadalmasabbnak, macerásabbnak tűnő folyamatban részt venni. Marton Krisztina szerint ez már árulkodó lehet az illető motivációjáról. A pályázók, ha elkezdik használni a rendszert, különböző kiválasztási körökbe kerülnek, ahol feladatokat kapnak, amelyek különböző kiválasztási elemekből állnak. Ezek lehetnek tesztek, egyszerű kérdések, próbafeladat, videó-chat és interjú, amelyeket a HR-es tetszőleges sorrendben állíthat össze. Meghatározhatja mit fogad el továbbengedő válasznak, a rendszer pedig kiszűri az alkalmatlan, motiválatlan jelölteket.

A HR szakértő a rendszer előnyeként említette, hogy megspórolhatjuk azt a sok felesleges időt, energiát, amit az előzetes szűrésekre fordítanánk. Mindegy, hogy száz, kétszáz, négyezer jelöltről van-e szó, elég egyszer beállítani a kiválasztási elemeket, ugyanakkor nem érdemes használni topmenedzsment és a hiányszakmák esetén, elsősorban a tömeges felvételeknél jó segítség. Újdonság, hogy a rendszer kommunikál a jelöltekkel, ugyanakkor ez nem jelenti azt, hogy kiváltható lenne a személyes találkozó - hangsúlyozta a szakember.

Etika, hitelesség és kockázatok a digitális munkaerőpiacon

A rendezvényen a Prezi.com példáján keresztül azt mutatta be Kovács Péter talent scout, hogy a technológiai hiányszakmák esetén a klasszikus HR módszerek helyett komplexebb megközelítés szükséges ahhoz, hogy a legtehetségesebb szakembereket szerezzék meg maguknak. Így ötvözni kell a digitális tér és a valós világ közötti integrációt, és egy olyan szemlélet szükséges, ami a kiválasztási folyamatot közösségépítésként fogja fel.

Ugyanakkor a network kommunikációnak és a digitális térben történő jelenlétnek számos kockázata van, Fülöp Zsuzsanna, a Manpower Professional Team Leadere ezt, valamint az etikusság és hitelesség kérdéseit boncolgatta előadásában. Arra hívta fel a figyelmet, hogy itthon nem veszik elég komolyan az adatvédelmi szempontokat a HR-esek, kevesen töltetnek ki például adatvédelmi nyilatkozatot a jelöltekkel, miközben az etikus magatartás az lenne, ha a pályázók felé jeleznénk, hogy járuljanak hozzá ahhoz, hogy szakmai ismereteiket, életútjukat felhasználhassák.

Szerinte fontos kérdés, hogy a közösségi médiában a valóságot látjuk-e, vagy csak azt, amit láttatni akarnak velünk. A tapasztalatok azt mutatják, hogy gyakran nem a valós adatok szerepelnek például a Facebook, vagy a LinkedIn profilon, amivel azért kell vigyázni, mert az adatokat, kapcsolatokat, referenciákat könnyen ellenőrizhetik a munkáltatók, ha nem állítjuk be a biztonsági funkciókat.

Fülöp Zsuzsanna úgy véli, a közösségi oldalakon található ajánlásokban is kételkedni lehet, mert az nem szakmai ajánlás, ha megkérjük a barátunkat, hogy írjon rólunk pár szót. A szakmai ajánlás arról szól, hogy akinek a munkáját tényleg ismerem, és büszkén felvállalom, azt ajánlom - szögezte le a szakember.

A cégeknek sem mindegy, hogyan jelennek meg, amikor elkészítenek egy linkedIn-es, facebookos oldalt, hogy azokat az adatokat tüntetik fel, ami a valóság, vagy amit akarnak, hogy lássanak róluk.

Fülöp Zsuzsanna szerint gyakran fordul elő diszkrimináció a kiválasztás során akár egy Facebook-megjelenésért, de az adatkezelés során is akadnak problémák. Érdemes tudni, hogy a munkáltatók nemcsak a jelölteket, hanem alkalmazottaikat és a távozó kollegákat is ellenőrizgetik, lenyomozzák. Éppen ezért fontos lenne a korrekt tájékoztatás, kommunikáció és visszajelzés mind a munkavállalók, mind a munkáltatók részéről - hangsúlyozta.