Telefon kontra email: a főnökök azt akarják, tárcsázzunk

A menedzserek jobban szeretik, ha az alkalmazottak telefonon beszélnek, és nem az emailt használják az ügyfelekkel történő kommunikációban. Az 1981 és 2000 között született emberek sokkal több kommunikációs eszközt használnak, mint az idősebbek. Szerintük a telefonhívásoknak az a hátránya, hogy félbeszakítják az embert és nem tud megfelelően koncentrálni a munkájára - olvasható a Wall Street Journal (WSJ) cikkében.

A vezetőknek van egy nagyon egyszerű üzenetük a fiatal dolgozóknak: "vegyük fel a telefont!". Az üzleti világban azok az emberek, akik elkerülik a hagyományos telefonhívásokat, a sikeres értékesítések számának csökkenésével számolhatnak. A reklám értékesítések száma csökkenhet, ha az értékesítési csapat emaileket küld, és nem hívja fel az ügyfeleket. A 35 év kor alattiakkal ez gyakran előfordul.

A sikeres vezetés titka a kompromisszum

A vezetőknek azt kell szem előtt tartania, hogyan segíthetik legjobban a beosztottjaik munkavégzését - hangsúlyozta a HR Portálnak nyilatkozva Sólyom Bernadett, a Beck and Partners Kft. helyettes ügyvezetője. Ha azok inkább írásban kommunikálnak egymás között és a munkájuk így hatékony, engednie kell. Ugyanakkor, ha személyes beszélgetésre van szükség egy probléma vagy egy feladat megoldásánál, nem szabad ettől elzárkóznia. Egy vezető feladata, hogy irányt mutasson, felelős döntéseket hozzon, sikeres stratégiát építsen ki, de fel kell ismernie, hogy mindez csak akkor fog a gyakorlatban működni, ha a beosztottjai együttműködnek vele. Éppen ezért egy vezetőnek támogatnia , segítenie és bármennyire furcsán hangzik, ki kell szolgálnia a közvetlen munkatársait. Ha egy vezető ilyen típusú, az sokban csökkentheti a zűrzavart a szervezetnél, így a munkatársak jobban tudnak termelni. Ha ő nem tud kommunikálni velük, mert például üzleti ügyben sokat van távol, akkor ki kell neveznie egy kommunikátort, aki összekötő kapocs lehet közte és alkalmazottai között. Ha konfliktusok alakulnak ki, vele kell beszélni és az ő közreműködésével ezek megoldódnak.

A fiatalabb dolgozók sokszor elsajátíthatják azokat a technológiákat, amit néhány idősebb kolléga alig hallott. Ilyenek például a fotó és videó megosztások. De néhány főnök szeretné, ha megtanulnák a hagyományos készséget, a telefonkezelést.

Az írásos kommunikáció hatékony bizonyíték

Sólyom Bernadett szerint a szó elszáll, az írás megmarad. A feladatok delegálásánál nagyon fontos, hogy legyen nyoma a kiadott munkának. Az alkalmazottaktól visszajelzést is kérünk, így tudjuk, hogy a feladatot elvégezték. Így a vezető átlátja a munkát, nem csapnak össze feje fölött a hullámok. Tudja, hogy állnak az adott projektben. Tehát az írásos kommunikáció kulcsfontosságú a cégnél.

Több év gazdasági szervezetnél eltöltött idő után hamar rájövünk: ami nincs írásba foglalva, az nem feltétlenül létezik - olvasható a munkajog.hu oldalán. Ez az írásos kommunikáció legnagyobb előnye: bizonyítékként szolgál. Amennyiben megerősítésre, vezetői jóváhagyásra várunk, kötelező a dokumentáció. Egy tárgyalás, meeting vagy beszélgetés kimenetelét is érdemes emailben rögzíteni, ezzel nyomatékosítunk. Amennyi feladat hárul ma egy dolgozóra, jobb, ha írásban kérünk, így biztosan nem felejtődik el és könnyebben számon kérhető a másik. Az outlookban rendkívül hasznosak a jelölések, segítségükkel könnyen rangsorolhatjuk az elintézendő feladatokat.

Ha személyesen vagy telefonon kommunikálnánk az alkalmazottakkal, megzavarnánk őket abban, amit éppen akkor végeznek. Ez szétszóródást okoz, nem fognak tudni koncentrálni és hatékonyan megoldani a feladatukat. Persze kell a szóbeli kommunikáció is, éppen ezért fontos minden reggel meetinget tartani. Itt tisztázódhatnak a félreértések és helyére kerülhet minden. Meetingen a vezetőnek tájékoztatnia kell a résztvevőket a napirendi pontokról és a témát érintő kérdésekről, így fel tudnak készülni a többiek is - áll a munkajog.hu írásában. Nagyon hangsúlyos a vezető stílusa. Fontos, hogy mindenki elmondhassa a véleményét, de a vezetőnek mindig a témánál kell tartania a többieket. Összegzéssel és a feladatok pontos megjelölésével érdemes zárni.

Formai követelmények

Az emailt formailag is érdemes szemügyre vennünk. A színes és mintás hátterek nem illenek a munkahelyi környezethez, egy jól kialakított aláírás elérhetőségekkel viszont nagy könnyebbség bárkinek. Ha hangsúlyozni szeretnénk, jelöljünk vastag betűvel. A dőlt kevésbé látványos és nehezen olvasható. A túl sok jelölés között azonban el lehet veszni, egyszerre maximum kettőt alkalmazzunk. Ha csatolunk valamit, jegyezzük meg az emailben is, mert nem biztos, hogy észreveszi a másik. A modern technika vívmányai, például a különböző belső chat programok vagy például a skype meggyorsíthatják főleg a külföldiekkel történő kapcsolattartást. Hátrányuk azonban, hogy a munkavállaló személyes ügyekben is gyakran ehhez a módszerhez nyúl, ami jelentősen elvonhatja a munkától.

Az alkalmazottak jobban szeretik az emailt

Az úgynevezett milleniumi generáció, azok, akik 1981 és 2000 között születtek, ritkán vannak távol az okostelefonjaiktól. Szélesebb körű kommunikációs eszközöket használnak, például az sms-t és az online chatet. Ezeket az eszközöket azért is használják, mert nem szeretnének mindig elérhetőek lenni. A munkahelyen néhány vezető azt mondja, hogy a telefon elkerülése az emailek előtérbe helyezésével árthat az üzletnek, akadályozzák a kreativitást és késleltetik a projekteket.

A 27 éves Stephanie Shis szerint a telefonhívások folyton félbeszakítják az embert. A New York-i írószereket és papírárukat tervező cég vezetője a WSJ-nek így nyilatkozott: nincs szüksége munkahelyi telefonra. Sőt a legtöbb munkatársának sincs rá szüksége. A cég szerint azzal, hogy nincs telefon, megvédik az embereket a váratlan hívásoktól, ami a beszélgetéseket nagyon zavarja.

Ezen kívül a telefonokban olyan témák merülnek fel, amelyek már nem is aktuálisak. Olyan, amivel az adott pillanatban kell foglalkozni, csak egyszer vagy kétszer fordul elő egy héten. Még a fogorvosok is inkább írnak, mert tudják, hogy telefonon nehéz elérni az ügyfeleket.
Kevin Castle, egy 32 éves hivatalnok szerint a váratlan hívások annyira zaklatóak, hogy ő inkább kihúzza a telefont és elrejti a szekrényében. Úgy véli, valakit hívni anélkül, hogy először mailt küldenénk, olyan mintha fontosabbnak tartanánk magunkat másoknál. A cég, ahol dolgozik, főként emailben kommunikál az amerikai és az indiai irodák között. Az emailen kívül azonnali üzeneteket küldenek és videó konferenciát is alkalmaznak. A telefon a legutolsó a kommunikációs eszközök közül.

Az értékesítők kommunikációs eszköze a telefon

Az email nem működik olyan foglalkozásoknál, mint az értékesítő, ahol a személyes érintkezés számít. Nem fogunk tudni úgy eladni, ha csak egy kérdést teszünk fel és csak egy választ kapunk rá - áll a WSJ szakmai cikkében.

Az értékesítői csapatnak könnyű félreérteni egy emailt. Egy levél alapján úgy gondolhatják, hogy az eladás már sikerült. Ezt a hibát el lehet kerülni, ha az alkalmazott felhívja az ügyfelet telefonon.

Mary Jane Copps, egy telefon szakértő, heti két napot tölt azzal, hogy segít megtanulni az alkalmazottaknak, miként telefonáljanak megfelelően. Így megtanulták, hogy kommunikáljanak az ügyfelekkel. A tréningen szimulálják a hívásokat, és ez segít legyőzni a telefonfóbiát. Sok embernél hiányzik az a magabiztosság, hogy tisztában legyenek azzal, hogy képesek a megfelelő szavakat a megfelelő sorrendben megfelelő idő alatt használni.

Ms. Copps, aki a thephonelady.com weboldalt működteti, egy egész napos tréningért 1800 dollárt kap. Egy barátja bátorítására kezdett el telefonos szakértőként működni. Először szkeptikus volt, úgy gondolta, hogy a telefont bárki tudja használni. De munkája során kiderült, hogy ez nem így van.

A gyors és hatékony kommunikációs eszköz a jó megoldás

Jason Nazar, egy 34 éves vállalkozó azt mondja, hogy az alkalmazottai inkább az emailt használják, mert a telefon több időt vesz el. Ha valamit gyorsabban és hatékonyabban meg lehet oldani a telefonhívással, akkor azt kell használni.

A cégek nem akarják megszüntetni még a vezetékes telefont. A munkahelyi telefonok száma 4,5 százalékkal nőtt 2011 és 2012 között Richard Costello elemző szerint.

Dana Brownlee tréner pedig úgy gondolja: még mindig nagyon sokan idegenkednek a telefon használatától. Az egyik ügyfelének meg kellett tanítania a fiatal alkalmazottaknak, hogy a telefonhívás hangja milyen és el kellett magyaráznia, hogy a telefonon nincs olyan gomb, hogy "küldés".

Összefoglalva

A szóbeli és az írásbeli kommunikációnak is vannak előnyei, hátrányai egyaránt - foglalta össze a lényeget Sólyom Bernadett. Sokszor a telefonos érintkezésnél jobb a személyes kontaktus. A telefon használatánál is jelentkezhetnek félreértések, és az ebből eredő hibákat nehéz kezelni.

A távolsági kommunikációs formákon keresztül nem közölhet egy vezető olyat, ami nem jó hír és rosszul érintheti az alkalmazottat. Ez zaklatottsághoz vezethet, ami végig burjánozhat akár az egész szervezeten belül is.

A szóbeli kommunikációra nagyszerű megoldás a mindennapos meeting, mely megoldja az esetleges félreértéseket. De ha nincs különösebb indok, napközben az érdemi munka elvégzésekor több előnye van annak, ha a munkatársakkal írásban kommunikálunk.