Új szoftver bevezetésénél a költséghatékonyság elvárható

- Nyolc éve használják a NEXON bérszámfejtő szoftverét. Elmondaná, hogyan kerültek kapcsolatba a céggel?

Falusi Károlyné

Falusi Károlyné: Még 2001-ben egy olyan bérügyviteli rendszert kerestünk, amely illeszkedik a gazdálkodási rendszerünkhöz, a TÜSZ-höz (Teljes Körű Ügyvitelt Szolgáltató és Információs Rendszer). Piaci felmérésekre, illetve saját tapasztalatainkra is alapozva végül a NEXON megoldása, a BERENC mellett döntöttünk. Jól választottunk, a szoftver valamennyi igényünket kiszolgálta. Együttműködésünk sikerességét jelzi az is, hogy a NEXON a mi kezdeményezésünkre s velünk egyeztetve fejlesztette ki a státusmodult, amely integráltan kapcsolódik a közigazgatási intézmények által használt munkaügyi nyilvántartó rendszerhez.

- A NEXON azonban időközben bevezette a jóval modernebb, már Windows-alapokon működő bérszámfejtő rendszerét, a nexONBÉR-t. Említette, hogy elégedettek voltak a BERENC-cel; fel sem merült, hogy a nexONBÉR-re történő átállás helyett más fejlesztő megoldását vagy a kiszervezést válasszák?

F. K.: - A felsőoktatás igen speciális terület, hiszen nem csupán a havi bérek számfejtéséről van szó. Havonta 1000-1100 alkalmazottunk bérét számfejtjük, s ennek csaknem duplája a megbízási jogviszony és a honoros számfejtés. Ebből következően rengeteg adatszolgáltatási kötelezettségnek kell megfelelnünk. Így azt gondolom, hogy hiába szerveznénk ki ezt a tevékenységet, ahhoz, hogy a heti akár többszöri adatszolgáltatási kötelezettségnek meg tudjunk felelni, szükségünk van saját alkalmazottakra.

Szalay Ferenc: - Ugyanígy másik szoftver bevezetése sem merült fel, hiszen a BERENC használata során megfelelő integrációt tudtunk kialakítani a gazdasági modullal, s ezt a NEXON továbbvitte a nexONBÉR rendszerbe.

F. K.: - Pontosan. Hosszú távon a NEXON mellett döntöttünk, hiszen teljes mértékben elégedettek vagyunk az általa kínált megoldásokkal, valamint a szolgáltatás színvonalával és a segítségnyújtással is.

- Mikor kezdték meg az átállást?

F. K.: - 2007 augusztusában állt fel a projektcsapatunk. Ez a hétfős csapat birkózott meg a feladatokkal, és őket segítette a NEXON által kijelölt 3-4 fős stáb is. Maga a projekt az ütemtervnek megfelelően 2007. szeptember 1-jén indult. Még ebben a hónapban sor került a tesztkonvertálásra, és lezajlott az oktatás is. A váltásnál mertünk nagyot lépni, hiszen a rendszerátálláson túlmenően a munkafolyamatainkat is szabályoztuk, aminek eredményeképpen a karonkénti működés helyett egy központi szervezet vett át minden bér- és munkaügyi feladatot.

- Mi történt ezt követően?

F. K.: - A BERENC-et október elsejével zártuk. Az új rendszerből az első utalások október utolsó és november első napján történtek meg, így a korábbi gyakorlatnak megfelelően november 5-én minden dolgozó megkapta az illetményét. Az átállás tehát teljesen zökkenőmentesen zajlott, s hogy mindebből az alkalmazottak semmit sem tapasztaltak, az egyben a kollégáim munkájának elismerését is jelenti.

- A NEXON munkatársai milyen segítséget tudtak nyújtani a projekt során?

F. K.: - Sokat számított a tapasztalatuk az időterv meghatározásában, melyhez teljes mértékben tartani tudtuk magunkat. Továbbá fontos volt segítségnyújtásuk az informatikai környezet kialakításában is, valamint az első számfejtésnél és utalásnál is jelen voltak. Úgy éreztük, a maximumot nyújtották annak érdekében, hogy a munkavállalók ne vegyenek észre semmit a változásokból. Bár maga a projektzárás december 13-án megtörtént, akadt még további feladat is, hiszen - miként korábban a BERENC esetében - az adatoknak át kellett kerülniük a TÜSZ rendszerbe. A paraméterezésben szintén nagy szerepet vállalt a NEXON.

Sz. F.: - Ami végül valóban pontot tett az egész folyamatra, az az, hogy 2008 februárjában bevezetésre került a NEXON elektronikus munkabérjegyzéke. Így megszűnt a papíralapú adatszolgáltatás, a munkavállalók webes felületen nézhetik meg az adataikat. Tulajdonképpen ők ekkor szembesültek először azzal, hogy a háttérben lecserélésre került a rendszer.

- Ezzel kapcsolatban milyen tapasztalataik vannak?

Sz. F.: - Közel egy év távlatából azt mondhatom, a munkavállalók látják annak előnyeit, hogy visszakereshetők a korábbi adatok, ráadásul előbb kapják kézhez a kimutatásokat, mint korábban.

Szalay Ferenc

Van, hogy a számfejtés már megtörtént, de még nem lett átutalva a munkabér, s már nézik a rendszerben, hogy mennyi lesz a fizetésük. A másik oldalról, a bér- és munkaügyi szervezet részéről pedig mindez felgyorsította a folyamatokat, hiszen már nincs szükség a bizonylatok kiállítására, borítékolására, elküldésére.

F. K.: - Mindez persze költségcsökkenést is jelent, s úgy gondolom, hogy a gyakorlatias pénzügyi gondolkodás a Budapesti Gazdasági Főiskolánál elvárható.

- Milyen jövőbeni terveik vannak? Úgy tudom, a nexONHRM humánerőforrás- menedzsment rendszer más moduljainak bevezetése is szóba került...

F. K.: - Valóban tesztelünk egyes modulokat. 2009. január elsejétől a közalkalmazotti törvény módosítása miatt teljesítményértékelést kell alkalmazni. Természetesen ennek kialakítása még zajlik, amihez a megfelelő informatikai támogatás is hozzátartozik. Mi ehhez a nexONPM teljesítményértékelési szoftvert kívánjuk igénybe venni. Emellett minél előbb szeretnénk bevezetni a NEXON dolgozói önkiszolgáló felületét, a persONLINE-t, mivel ez elősegítené az adatok ellenőrzését, tisztítását. Mindez különösen fontos most számunkra, ugyanis tervezzük egy vezetői információs rendszer kialakítását is. Ez tulajdonképpen azt jelentené, hogy valamennyi szoftvert - mind a gazdálkodás, mind pedig az oktatás-képzés területén - egy adatbázison keresztül tudnánk lekérdezni, s ezek a szoftverek adatokat is szolgáltatnának egymásnak. A nexONBÉR és a tanulmányi rendszer között már jelenleg is van kapcsolat, azonban a jövőben még további fejlesztésekre lesz szükség.

- A szoftver bevezetésével azonban még nincs vége az együttműködésnek, hiszen nagyon fontos az ügyfélszolgálat munkája, illetve hogy a fejlesztő mennyire képes követni a folyamatos jogszabályi változásokat...

F. K.: - Az ügyfélszolgálattal kapcsolatban jók a tapasztalataink, ha egy kiemelt időszakban nehezebb is elérni őket, mindig megkapjuk a válaszokat a kérdéseinkre. Ráadásul ezzel kapcsolatban további pozitív folyamatokat tapasztalunk, hiszen a NEXON külön munkatársakat jelölt ki azon felsőoktatási intézmények számára, amelyekkel kapcsolatban áll. E kapcsolattartók részéről sokkal összetettebb tudásra van szükség, hiszen nem elég a Munka törvénykönyvét ismerni, elengedhetetlen a közalkalmazotti, a felsőoktatási és a költségvetési törvény ismerete is. A kapcsolattartónk így tehát abszolút kompetens a témában. Visszatérve a kérdés második feléhez, a jogszabályi változások gyors követése is megtörténik. Még a BERENC esetében volt ugyan egy-két minimális észrevételünk - például ha egy közalkalmazotti státusban dolgozó kollégánk havi illetménye mellett honoráriumot is kapott, az adólevonásokat nem minden esetben tudta kezelni a program. Miután azonban ezt jeleztük, a NEXON kiküszöbölte a problémát. Ennyi év tapasztalata után elmondhatjuk, hogy a NEXON rendszereit nem szükséges ellenőrizni, mert maximális biztonsággal tudjuk, hogy pontos rögzítés után pontosan fog dolgozni a szoftver.

- Milyen tanácsot adna egy olyan szervezetnek, amely hasonló projekt előtt áll? Mire kell különösen figyelni?

F. K.: - Legyen szó bármilyen területről, a magam részéről azt vallom, hogy a legfontosabb a csapatmunka. Ha a profizmus mindkét részről, az ügyfél és a szolgáltató vállalat részéről is jelen van, annak pozitív eredménye lesz. E projekt esetében ez teljesült, így hamar elfelejthető átálláson vagyunk túl.