A próbaidőt is értékelni kell

A próbaidő értékelése mindig kétirányú folyamat. Értékel a vezető és a próbaidejét letöltött újdonsült munkatárs. Az értékelést nem a próbaidő végén kell elkezdeni, hanem azon a napon, amikor új munkatársunk belépett a szervezetbe. Mindkét fél részéről kezdődik a mérlegelés, tényleg azt kaptuk-e, amire számítottunk. Egy jól működő kiválasztási rendszernél nagyobb az esélye, hogy mindkét fél elégedett lesz, hiszen már a kiválasztás során kiderültek a fontosabb elvárások és azok a kritikus tényezők, melyek fontosak számunkra. A próbaidő egy stresszes időszak az új munkatársnak, legyen akármilyen tapasztalt, több munkahellyel a háta mögött. A próbaidőben mindig ott van a bizonytalanság, hogy bármikor megköszönhetik a munkánkat és ott van a teljesítési kényszer.

Nagyon magabiztos munkavállalókban talán kisebb a bizonytalanság, de a teljesítményvágy annál nagyobb. Aki úgy érzi, hogy megtalálta a megfelelő pozíciót, be akarja bizonyítani, hogy rátermett a feladatra, amire kiválasztották. A másik véglet, amikor újdonsült munkatársunk rájön, hogy mégsem erre a munkakörre számított. Ilyenkor lassan elveszíti motiváltságát és a teljesítménye is csökken. A munkáltató részéről hasonlóképpen fennáll az esélye, hogy napról napra megerősödik abban, hogy jól döntött vagy éppen ellenkezőleg, bebizonyosodik, hogy új kollégája nem rátermett a feladatra. Lényeges, hogy mit teszünk ezekben az esetekben. Pozitív esetben talán gyakoribb, hogy megerősítést nyújtunk, "csak így tovább", "szép munka volt" stb., amennyiben azonban negatívak a tapasztalataink általában nem teszünk semmit, csak megválunk a munkatárstól.

A negatív tapasztalásokra való reakciónak fontos szerepe lehet abban, hogy hatékonyabban szervezzük folyamatainkat. Nagyon fontos, hogy amikor azt vesszük észre, új kollégánk motiválatlan vagy akár mi nem vagyunk elégedettek munkavégzésével, jelezzük felé azonnal, ne várjuk meg a próbaidő végét. Alapvetően két fő ok állhat a háttérben. Elképzelhető, hogy a feladatkör, amit kapott, túl egyszerű számára, ennél többre számított. Ekkor ugyan könnyedén elvégzi munkáját, de ő maga motiválatlan lesz. Az is elképzelhető, hogy túlbecsültük a képességeit és olyan munkakört bízunk rá, aminek nem tud eleget tenni. Ebben az esetben a hibázás is gyakoribb lesz, és hasonlóképpen motiválatlan kolléga az eredmény.

Amennyiben vezetőként vagy HR-esként azonnal reagálunk ezekre a tapasztalatokra, megvan a lehetőségünk, miként tehetünk ellene. Természetesen abban az esetben, ha a vállalat van annyira rugalmas, hogy úgy szervezze a feladatokat, hogy megfelelő kihívást tudjunk nyújtani munkatársainknak. Kiderülhet az is, hogy személyi problémák állnak a háttérben, ebben az esetben el kell döntenünk, milyen közreműködést vállalunk fel. Szélsőséges esetben az új kollégát át lehet helyezni másik csapatba. Ha nem sikerül orvosolnunk a problémákat, elképzelhető, hogy a próbaidő során mégis megszakad a munkaviszony valamelyik fél kezdeményezésére. Természetesen nem mindenáron cél egy munkavállaló megtartása, előfordulhat, hogy képtelenség összehangolni az igényeket.

Gyakoribb szerencsére, hogy a próbaidő sikeresen lezajlik. Ebben az esetben fontos, hogy azonnal legyen valamilyen közlés ezzel kapcsolatosan. Bárki, aki próbaidejét tölti, napra pontosan tudja, melyik nap jár le a próbaideje, és várja, mi történik az utolsó napon. Elengedhetetlen, hogy a HR-es is tisztában legyen ezekkel a napokkal, jelezze a közvetlen felettesnek és a próbaidő utolsó napján legalább egy megerősítést tegyenek az új munkatársnak. Írásban is rögzíteni gesztusértékű, de nem kötelező. Amennyiben fizetésemelés is kapcsolódik a próbaidő lejártához, ezt mindenképpen írásban is kell rögzíteni. Érdemes mindezzel együtt jeleznünk, hogy milyen értékelésekre számíthat az új munkatárs. Legjobb természetesen azonnal megtenni, viszont ez nem mindig lehetséges. Fontos, hogy lehetőség szerint a próbaidő lejártát követően egy héten belül tartsuk meg az értékeléseket, amíg aktualitásukat nem veszítik.

Az értékelés során először mindig a közvetlen vezető értékel. Lehet ez egy komoly értékelőlap kitöltése, lehet néhány szavas visszajelzés. Amennyiben teljesítményértékelés működik a vállalatnál, érdemes annak a kompetenciáit használnunk, hiszen ez irányadó lehet a későbbiekben. Mindemellett a próbaidő értékelése nem egy olyan szintű értékelési folyamat, mint egy éves teljesítményértékelés. Márcsak azért sem, mert három hónap túlságosan rövid idő ahhoz, hogy átfogó értékelést adjuk valakiről.

Ez az értékelés sokkal inkább szól arról, hogy itt ül velünk szemben valaki, aki nagyon kíváncsi arra, megfelel-e nekünk a munkája. Szeretné megtudni, erre számítottunk-e, van-e valami, amit másképp szeretnénk a jövőben. A próbaidő értékelésénél különösen fontos a pozitív megerősítés, emeljük ki azokat a dolgokat, amikkel elégedettek voltunk, akár egészen apró lépéseket is. Lehetőséget ad számunkra, hogy megemlítsünk fejlesztendő területeket, ebből lehetőség szerint válasszunk ki maximum két-három tényleg fontosat. Igaz ez természetesen abban az esetben, amennyiben elégedettek voltunk a próbaidős teljesítménnyel. Ilyenkor dicsérjünk bátran egy minimális kritikával.

Nemcsak az új munkatársat értékeljük, ő is értékel minket. Értékel mindent, amit az első három hónapban tapasztalt. Ilyenkor különösen nyitott, adott esetben kritikus szemmel jár mindenki. Akaratlanul is összehasonlításokat végez korábbi munkahelyeivel, az ott megszokott folyamatokkal. Érdemes rákérdeznünk a tapasztalatokra, hiszen értékes információkat nyerhetünk. Amellett, hogy a vezetővel való értékelés során is érdemes a vezetőnek is visszakérdezni, hogyan érzi magát újdonsült beosztottja, az igazi visszajelzés kérés inkább a HR feladata. Amiatt is, mert lényeges, hogy többek között a vezetővel való együttműködésre is rákérdezzünk, hiszen ez egy lényegi pontja a beilleszkedésnek.

Amikor a HR-es visszajelzést kér a próbaidő után egy új munkatárstól, lényeges, hogy mindenképpen a vezetővel való értékelés után tegye és természetesen miután egyértelműen világos a munkatárs számára, hogy sikeresen teljesítette a próbaidőt. Ez a visszajelzés történhet kérdőíves formában vagy személyes beszélgetés során. Fontos, hogy minél konkrétabban kérdezzünk, itt nem csak arra vagyunk kíváncsiak, jól érzi-e magát valaki nálunk, ez esetleg felvezető kérdésnek alkalmas lehet. Szeretnénk minél jobban kiaknázni ezt a kritikus időszakot és minél több információt nyerni, amellett természetesen, hogy szeretnénk, ha minél hatékonyabban be tudna illeszkedni új munkatársunk.

Érdemes megkérnünk, hasonlítsa össze az elvárásait azzal, amit ténylegesen tapasztalt. A munkakörét azzal, amire az álláshirdetés alapján számított vagy amit előző munkahelyén végzett. Hasznos lehet számunkra minden összehasonlítás korábbi munkahelyekkel. Akár a folyamatok tekintetében, de a munkatársakat, vezetőket is összevetésre bocsáthatjuk. Egyszerűbb is talán ilyen módon beszélni egy vezetővel való kapcsolatról, mintha direktben rákérdeznénk, hogyan jön ki a vezetőjével. Mindezek mellett lehetőségünk van kritikai észrevételeket kérni a HR folyamatokra is. Akár a kiválasztási folyamatra, a betanulás beilleszkedés időszakára.

Rákérdezhetünk mi segített, illetve mi nehezítette a folyamatot. Egészen konkrétan megkérdezhetjük azt is, mi az, ami tetszik a vállalat működésében, mi az, ami nem. Fontos, hogy arra is adjunk lehetőséget, hogyha bármilyen probléma merült fel a próbaidő során, most el tudja mondani. Ez viszont azzal is jár, hogy felvállaljuk, lépünk is az adott kérdésben. Amennyiben valamilyen hiányosságról van szó, utánajárunk, rákérdezünk. Konfliktus esetében megkérdezzük, például vár-e tőlünk vagy a vezetőjétől valamilyen segítséget az adott esetben. Minél többféle kérdést összeállítunk, annál teljesebb képet kaphatunk új munkatársunk észrevételeiről, gondolatairól, elvárásairól.

Ugyanakkor figyelnünk kell arra is, hogy ne essünk a faggatózás csapdájába. Elképzelhető, hogy nincs meg az a bizalmi kapcsolat, hogy minden kérdésünkre őszinte részletes választ kapjunk, ezt mindenképpen tiszteletben kell tartanunk. Bizalmi szempontból fontos az is, hogy előre tisztázzuk, mi a beszélgetés célja. Amikor csak saját magunknak gyűjtjük az információt, vagy esetlegesen név nélkül kerülnek az észrevételek egy nagy kalapba, másfajta válaszokat kaphatunk, mint amikor a vezetőknek továbbítjuk őket azonnal.

A próbaidő értékelése egy megnyugvás a munkavállalónak, hogy sikeresen teljesített egy időszakot, ugyanakkor egy intenzív kíváncsiság, vajon hogyan teljesítette. Lehetőség a munkaadónak, hogy visszajelzést adjon és jobbá tegye a munkát és a munkakapcsolatot. Ugyanakkor visszajelzést is kaphatunk, ami szintén építő lehet. Érdemes élni a próbaidős szituáció által teremtett speciális eszköztárral.