Belső kommunikáció - a kedves mostohagyerek

Németh Gergelyt, a Corporate Values Szervezetfejlesztési és Vezetési Tanácsadó Kft. ügyvezetőjét 5 évvel ezelőtt kérdeztük a belső kommunikáció helyzetéről, azóta sok minden változott: a HR, PR és kommunikációs osztályok klasszisokkal professzionálisabban látják el feladataikat és a tanácsadó cégektől is magasabb színvonalú munkát várnak el a szervezetfejlesztő szerint. A professzionális színvonalon működők mellett van, ahol nulláról kell építkezni, de ennél fárasztóbb, amikor egy szervezet nem jól végzi a belső kommunikációs feladatokat, és nem ismeri fel ezt. Az ágazatokat tekintve a kkv-k lemaradása szembetűnő. Az állam- és közigazgatás területén elkezdődött a változás. Jellemző, hogy a válság hatására a cégek tudatosabb része komoly energiát fordít a belső imázsépítésre, hogy megőrizze kiváló munkatársait és vonzó legyen a tehetségek számára.

Németh Gergely

A vezető érezze a kommunikáció erejét

Németh Gergely szerint való igaz, hogy a belső kommunikáció mostohagyerek, mert a marketing és a HR területhez hasonlóan kevesebb pénzből gazdálkodhat mostanában, de annak nem tulajdonít jelentőséget, hogy hol a helye a vállalati struktúrában. Szerinte lényegesebb, hogy például a HR-es és a kommunikációs szakember "összehozza" a cégnek megfelelő megoldásokat. A belső PR-nak és a HR-nek kellő alkalma volt az összecsiszolódásra, ha más alkalommal nem, akkor a munkaerő-leépítések miatt. Kommunikációs szempontból emberes feladat tenni annak érdekében, hogy akit elbocsátottak, ne keltse hónapokon át a volt cég rossz hírét, akik pedig maradnak és több feladatuk lesz, tudják, mit kapnak cserébe, érezzék a törődést, hogy a céges belső imázs ne sérüljön.

A szakértő fontosnak tartja, hogy a vezetők ne becsüljék alá a belső kommunikáció erejét, például azt, hogy a PR-os feladata, hogy felkészítse a vezetőt a kényesebb helyzetek kommunikációjára. Németh Gergely a közelmúltban találkozott több olyan esettel is, amikor egy nagyvállalat közép, alsó szintű vezetői olyan alkalmazottakat bocsátottak el, akikkel már évtizede együtt dolgoztak, vagy akár barátok voltak, sőt a gyerekei keresztapja volt. A szakértő a szakszervezetet sem hagyná ki a kommunikációból, ha a munkavállalók tájékoztatásában erre van szükség, az biztosan kevés, ha kiteszünk egy plakátot a faliújságra.

A teljesítményértékelő beszélgetések fontosságáról is beszélgetettünk 5 évvel ezelőtt, Németh Gergely szerint ezek igazából fejlesztő beszélgetések, melyeknek akkor van értelme, ha a vezető egész évben monitorozza a munkatársakat, vagyis méri, figyelemmel kíséri a teljesítményüket. Elsőre furán hangzik, de a jó belső kommunikáció feltételeinek megteremtése szerinte elsősorban a vezetőn múlik, a beszélgető vezetőn, aki kideríti, mi az, amiben jó az alkalmazott és miben kell fejleszteni, aztán meg is teszi a szükséges lépéseket. A szakember szerint a válságban talpon maradó nemzetközi piacokon jegyzett magyar cégekre jellemző, hogy nem álltak le munkatársaik képzésével.

PR-os szemmel

Rabatin-Buru Éva, az Uniomedia Communications senior PR és belső kommunikációs tanácsadója az ügynökség multinacionális ügyfeleivel foglalkozik. Meglátása szerint ideális esetben a belső kommunikáció két lábon áll egy nagyobb vállalatnál. A főszerep a kommunikációs osztályé, amely a belső PR klasszikus eszközeivel dolgozik: például tájékoztat a cég üzleti eredményeiről, híreiről, fejlesztésekről, eseményekről stb. az intraneten, körlevélben, vállalati újságban, egyéb belső kommunikációs csatornákon. A hitelesség és a munkatársak biztonságérzete miatt azonban fontos a közvetlen vezetők személyes kommunikációja, ami persze nem váltja ki a belső kommunikációs eszközök alkalmazását, ugyanis nem várható el, hogy az összes vezető a céget érintő minden apró részlettel tisztában legyen.

A spórolás miatt jellemző az elmúlt időszakban egyes belső információs források megszüntetése. A válság elsősorban a papíralapú céges lapokat tizedelte meg, és vélhetően nem független ettől a cégek törekvése a környezettudatosabb működésre.

Rabatin-Buru Éva

Hol a helye a belső kommunikációnak?

Rabatin-Buru Éva szerint a belső kommunikációt a kommunikációs osztály irányíthatja a legjobban, szoros és folyamatos együttműködésben más osztályokkal, ahonnan beszerzik a friss információkat: például termékek, új rendszerek bevezetése, mik a vállalat céljai, eredményei; emellett az információkat átadó osztályok is jó, ha tudják, hogy milyen híreket érdemes eljuttatniuk a belső PR részére. A nagyobb vállalatoknál a speciális esetek, krízishelyzetek kezelésébe bevonják a kommunikációs szakembereket is. Arra is van példa, hogy a krízismenedzsment gyakorlatokat tartanak külső szakértők bevonásával.

A HR-nek és a belső PR-nak mindig támogatnia kell egymást. A PR-os felkészítő anyagot készíthet a vezetőnek, hogy mire figyeljen egy projekt indításakor, egy levél megfogalmazásakor, vagy hogyan reagáljon munkavállalói kérdésekre. Válság időszakban, amikor a munkahelyek megőrzése fontos cél és bármikor előfordulhatnak leépítések is, elsőszámú érdek, hogy a HR és a PR vezető jó együttműködésben dolgozzon. Egy ilyen helyzetben tudatos tervezés általában a HR kezében van, míg a kommunikációs végzettségű munkatárs tanulmányai és tapasztalata alapján segítséget nyújthat abban, hogy például a munkahely elvesztése milyen érzelmi reakciókat válthat ki a munkatársakban, hogyan lehet használni a rendelkezésre álló kommunikációs eszközöket.

Első nagykövetek

Rabatin-Buru Éva elmondta, hogy a belső PR valóban mostohagyerek a cégeknél, de kedves mostohagyerek - legalábbis a PR szakember számára, mert eredménye látható, könnyű visszacsatolást kapni, amikor az étteremben, folyosókon találkozik a munkatársakkal. A külső PR ezzel szemben nem ismerősöknek, munkatársaknak szól, hanem szélesebb célcsoportoknak, ezért munkája eredményét a szakember másként éli meg.

Szerinte egy cég első "nagykövetei" a munkatársai, ezért imázsára jelentős hatással van, hogy milyen véleménnyel vannak róla a dolgozói, pozitív vagy negatív képet festenek róla munka után. Felértékelődik a PR szerepe, mert ha odafigyelnek arra, hogy a dolgozók tudjanak a döntésekről, Rabatin-Buru Éva tapasztalata szerint jó "nagykövetek" lesznek. A gyors tájékoztatás aranyat ér az éles helyzetekben, például egy termék visszahívása újságírók megjelenésével jár, és ebben a helyzetben a nyilatkozatra jogosult dolgozóktól szakmailag és média szempontból is professzionális tartalom kerülhet nyilvánosságra, és emellett - persze más csatornákon - minden munkatárs számára időben közvetíteni kell a cég hivatalos álláspontját.