Gyakorlati útmutató a szakképzési hozzájárulásról

A szakképzési hozzájárulás intézménye minden munkáltató számára biztosítja azt a lehetőséget, hogy az általa kifizetett éves bruttó munkabér 1,5 százalékát kitevő szakképzési hozzájárulásából a fizetendő járulék meghatározott százalékát - gazdasági nagyságtól függően - a cég tevékenységi körébe tartozó képzések szervezésével és a szakképző iskolák részére történő fejlesztési hozzájárulással saját munkavállalói képzésére fordítsa. A legtöbb cég, vállalat szerencsés esetben jól fel is használja ezt az összeget fejlesztő, szakmai tudást bővítő képzésekre.

Ahhoz, hogy ezzel az adóval eredményesen bánjon a cég, nem kevés adózási, számviteli, munkajogi ismeretre van szüksége a HR-ben dolgozó kollégáknak. Szerencsére ma már több képzőintézmény is foglalkozik - előadásokon keresztül - a témakör gyakorlati ismertetésével. Valamiképpen mindig kiderül azonban, hogy az adott évben történő adatszolgáltatás hibádzik, és az, amivel több héten keresztül szinte a tökéletesség határát súrolva foglalkoztunk, nem megfelelő. Ennek több oka is lehet azon túl, hogy évről-évre történik valamilyen szintű módosítás a rendeletekben.

Gondos előkészítés a siker nyitja

Ahhoz, hogy a szakképzési hozzájárulásunk terhére minél több képzést tudjuk nyújtani munkavállalóink számára, alapos számvetést kell készítenünk - nem csak pénzügyi vonatkozásban. A képzési célok meghatározásakor fel kell mérnünk törvényi lehetőségeinket, munkavállalóink jelenlegi képzettségét, kompetenciáit, figyelembe véve a vállalati stratégiát. A munkavállalóink képzettsége, kompetenciáik szintje meghatározza, hogy mennyire lesznek sikeresek és hatékonyak saját munkakörükben, és az ő eredményeik adják, az össz-szervezeti eredményességet. Ezért szükséges meghatározni, hogy a munkavállalók milyen képzéseken, készségfejlesztéseken vegyenek részt, ahhoz hogy kellőképpen támogassák a szervezeti célokat. A képzéseknek harmonizálniuk kell a szervezeti célokkal, és olyan kompetenciákat kell érinteniük, amelyek egy-egy munkakörben valóban a siker direkt meghatározói. Kisebb létszámú cégek esetén, nehéz több olyan képzést finanszírozni, amellyel növelni lehet az egyes munkavállalók kompetenciáit, de semmiképpen nem érdemes elveszíteni a törvény adta lehetőséget, amely akár az Európai Unió tagállamainak területén is folyhat.

Érdemes elkészíteni olyan képzési szabályozást, amely egyértelműen rögzíti a belső és külső képzések jellemzőit, ez által könnyebben igazodik el a vezetés és az egyes munkavállaló a képzési lehetőségekről, hasonlóképpen tervezhetőbbé válnak a vállalati képzések. A humán erőforrás szervezet - tanácsadó szerepben - érvényesítheti a fejlesztési irányvonalat, megerősítve az egzisztenciáját. Konkrét stratégia által könnyebben összeérnek azok a HR folyamatok is, amelyek esetlegesen kapcsolódnak a teljesítményértékeléssel, a mentori programokkal, a karriermenedzsmenttel.

A szakképzési törvény által kínált lehetőségek kihasználása során figyelembe kell venni, hogy olyan képzéseket tudunk elszámolni, amelyek az egyes munkavállalói szinteken folyamatos fejlesztést biztosítanak. Tehát az állami támogatás fejében eredményességet kell bemutatnunk. Természetesen ez nem jelenti azt, hogy csoportos képzéseket nem szervezhetünk.

A képzések szervezésével számos teendőnk akad, ami lehet, hogy több munkát ad számunkra, ellenben eredményes és minőségi szolgáltatást kapunk cserébe. Érdemes például a felmerült igény alapján néhány - az adott képzést szolgáltató - ellátó céget felkeresni képzési ajánlat bekérése céljából. Ez által nemcsak a minőségi képzés biztosítását prezentálják felénk, hanem bizonyíthatják szervezettségüket, képzettségüket a számunkra kedvezőbb adminisztrációs terhek vonatkozásában. A 2008 óta érvényben lévő eljárásrendszernek megfelelően kérhetjük a szolgáltatást adó képzőcégektől, hogy az adatszolgáltatáshoz kapcsolódó iratokat maradéktalanul juttassák el részünkre (mellékelve azt az adatlapot is, amely alapján "visszakapjuk" a képzésekre kifizetett költségeinket).

A gyakorlat

A képzőcég és a szolgáltatást igénybe vevő szervezet közötti szerződés megkötése előtt javasolt, hogy minden adatot, a képzési programot, az elszámoláshoz szükséges dokumentumokat bekérjünk. Amennyiben meggyőződtük hitelességükről - tehát arról, hogy megfelelnek a törvények szabta elszámolási feltételeknek -,
érdemes csak a szerződést megkötni a képzőintézménnyel. Ezen szerződés megkötésekor is ajánlott érdekeinket védeni - akár meghiúsulási kötbér meghatározásával is.

A képzési szolgáltatási szerződés megkötése után a képzés teljesülésének egyik lépése a felnőttképzési szerződés. A felnőttképzési szerződés jogszabályi megfelelősségét (2001.évi CI. Fktv.Tv. 20.§) figyelembe kell venni, különben az első számú elszámolási feltételnél megbukik az igénylésünk! Ahhoz, hogy teljesüljenek a fent említett elszámolási feltételek, elengedhetetlen, hogy a munkáltató szerződésben rögzítse azon képzés megvalósulásának feltételeit, amelyen részt vesz a munkavállaló. A szakképzési törvény két lehetséges kötelezést ír elő, amelyekből az egyiknek mindenképpen el kell készülni: (1) a tanulmányok folytatására történő munkáltatói kötelezés (Mt. 103.§-a) vagy (2) tanulmányi szerződés (MT 1992.XII.110.§).

A munkáltatói kötelezést a cég által "kötelezően" előírt képzésekre készítik el, míg a tanulmányi szerződés megkötését elfogadottan a munkavállaló kérésére történő képzésnél alkalmazzuk. A tanulmányok folytatására történő szerződések szerint figyelni kell a tanulmányi időszakra vonatkozó munkaidőkeret teljesítését, mert a képzésen töltött idő munkavégzésnek minősül!

Az adatszolgáltatás és elszámolhatóság buktatói

A jól megszervezett és minőségi szinten kivitelezésre került képzés azonban még nem elegendő ahhoz, hogy csökkentsük a bruttó kötelezettségünket a szakképzési hozzájárulásunk terhére. Mindezeken túl ugyanis adatokat kell szolgáltatnunk a székhelyünk szerinti regionális munkaügyi központ részére, amelynek határideje a tárgyévet követő év február 15-e. Az ezt követő időpontban kapott beadványokkal nem foglalkozik a hatóság!

Mire figyeljünk?

A nyelvi képzések szervezésekor figyeljünk arra, hogy a képzésben részt vevő munkavállaló munkaköri leírásában szerepeljen az elérni kívánt, a munkáltató által meghatározott nyelvi szint. Ez azért is elengedhetetlen, mert figyelembe kell venni, hogy minden esetben fejlesztés a képzések célja, a szinten tartást nem "kedvelik" a hatóságok. Minden esetben ellenőrizzük, hogy a képző cég rendelkezik-e a képzési időszakra vonatkozó FAT akkreditációról, hogy véletlenül se szakadhasson meg a képzés az akkreditáció hiánya miatt.

Az elszámolható költségek mértéke képzésben résztvevő személyenként és képzési óránként nem haladhatja meg a teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállaló részére - külön jogszabály alapján - megállapított személyi alapbér kötelező legkisebb havi összegének 12 százalékát. Ez alapján, ha szervezett képzésünk mégis magasabb összeget tesz ki, akkor is csak a jogszabályban előírt összegig tudjuk azt elszámolni. Minden képzés esetén kérjük be a jelenléti ívet, vagy igazoltassuk a képzőintézménnyel a munkavállalónk részvételét az órákon, mert hiányzás esetén a kötelezően előírt óraszám 20 százalékát fogadják el igazolt távollétnek. Valamint ne feledkezzünk meg a képzések eredményességét igazoló tanúsítványról, a bizonyítványról sem!

A hozzájárulásra kötelezett és a képző intézmény közötti szolgáltatási szerződés és az annak alapján képzésenként kiállított számla képezi az elszámolás alapját. Mindezek alapján érdemes olyan dokumentációs rendszert kialakítani, amely több évre visszamenő ellenőrzést is kezelni tud. Összességében talán akkor dőlhetünk hátra és vehetünk nagy lélegzetet, amikor megérkezik a regionális munkaügyi központ értesítése a hozzájárulás terhére elszámolható képzésekről.

Kiss Annamária
HR outsourcing tanácsadó
Trenkwalder Személyzeti Szolgálató Kft.