A leggyakoribb hibák toborzáskor

Több oka is lehet annak, ha egy hosszas toborzási és kiválasztási folyamat után a vállalat mégsem a megfelelő embert veszi fel. Amikor új munkatársat keres egy cég, a legtöbb HR-es vagy cégvezető rutinszerűen elkezdi megírni a hirdetést, majd fogja, és feladja az online-oldalakon, vagy a nyomtatott sajtóban. Ezután pedig csodálkozik, hogy a jelentkezők nagy részével semmit sem tud kezdeni; hogy nincs elegendő jelölt; és akik maradnak, azok sem válnak be. - A hirdetés feladása a sokadik lépés, a toborzás ennél jóval korábban kezdődik - hívta fel a figyelmet Tokár Péter, a Tesk Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója egy múlt héten rendezett szakmai beszélgetésen.

A toborzás hat pontja

Szerinte ahhoz, hogy biztosra menjen egy cég és megtérüljenek a kiadásai, alaposan meg kell tervezni a toborzást, így a hirdetések feladását legalább öt feladatnak kell megelőznie. Az első lépés a szervezeti folyamat meghatározása. Ezt követi az új kolléga munkakörének megfogalmazása, vagyis, hogy mit is csinál majd a vállalatnál, milyen munkafolyamatokat végez, mi a munkakörének a célja. - Bár ez a feladat evidenciának tűnik, a probléma gyakran már itt kezdődik, sok kis és középvállalatnál ugyanis ez elmarad, így sokszor csak egy fejben összeállított kép alapján toboroznak - mutatott rá Tokár Péter.

Miután megismertük a munkakört, meg kell vizsgálni, hogy a tevékenység milyen lépéseket tartalmaz, milyen eredményeket várunk az illetőtől, ez alapján azonosítani lehet, milyen kompetenciákra, szaktudásra, tapasztalatra van szükség. Ezután fogalmazhatjuk meg és definiálhatjuk az elvárásainkat a leendő munkatárssal szemben. A Tesk Tanácsadó Kft. ügyvezetője kiemelte: fontos, hogy ellenőrizzük, arányosak-e egymással elvárásaink és a juttatások, amelyeket adni tudunk. Egyeztetni kell azt is, hogy az elérhető jelentkezői kör milyen szinten teljesíti majd a kompetenciákat. Ennél a lépésnél van lehetőség arra, hogy amennyiben szükséges, módosítsunk az elvárásainkon, vagy a juttatásokon, vagy ha kell, mindkettőn. Csak a kompetenciák és a juttatások megállapítása alapján lehet ugyanis behatárolni a potenciális jelöltek körét, majd ezt követően azt, hogy milyen csatornákon, módszerekkel tudjuk őket elérni.

Miért fontos a munkakört meghatározni?

Ha nincsenek részletesen meghatározva a munkakörök, az káoszt okozhat, költségessé és kiszámíthatatlanná teheti a toborzás folyamatát - hangsúlyozta Tokár Péter. A munkakör meghatározásába beletartozik, hogy mi a munkakör, hol helyezkedik el a szervezetben, ki lesz az új munkatárs felettese, ki fogja őt kiválasztani, kikkel áll kapcsolatban a cégen belül. Ha jól meghatározzuk, mit is kell csinálni az adott munkakörben, akkor nem lesz szükségünk zsenikre, sztárokra a munkához - fogalmazott az ügyvezető. Ha ugyanis túl összetett a munkakör, amelyhez speciális tudás kell, mélyen a zsebébe kell nyúlnia a munkáltatónak, hiszen ritka az ilyen munkaerő. El kell dönteni, hogy zsenikre vagy megfizethető munkaerőre van-e szükségünk. Ha a munkakört részekre bontjuk, egy alacsonyabb képzettségű munkavállaló is el tudja látni a feladatot, mivel kisebb a felelősség, áttekinthetőbb az egy személyre eső feladatkör. A munkakör meghatározásnak másik előnye, hogy könnyen mérhetővé válik a teljesítmény és könnyebben felismerhetőek azok a pontok, amelyeken javítani kell.

Három évet is lehet várni egy jó jelöltre

A Tesk Tanácsadó Kft. tapasztalatai szerint gyakran nincs összhangban a cégek elvárása és a munkaerőpiac által kínált potenciális munkavállaló képessége, tudása. - A munkáltatók többször esnek abba a hibába, hogy olyan speciális profilt állítanak össze, hogy ha ezt tekintenénk kiindulási alapnak, akkor három évbe telne megtalálni a megfelelő embert, holott a toborzásra-kiválasztásra általában egy hónapot szánnak - írta körül a problémát Tokár Péter. Mint mondta, sokszor abba sem gondolnak bele a cégek, hogy meg tudják-e fizetni a speciális szaktudással rendelkező munkatársat.

Pedig nagyon tisztában kell lenni azzal, milyen elvárásaink vannak, mit takar a pozíció, és mennyi bért tudunk fizetni, mivel a pályázó érzi, ha bizonytalanok vagyunk. - Nem szabad nagy mozgásteret hagyni, mert annál inkább alkudozásba kényszerülünk, biztosnak kell lennünk a pozícióban, az elvárásainkban és abban, mennyi bért akarunk adni. Persze nem árt törekedni arra, hogy ne elsősorban az anyagiakkal akarjunk valakit meggyőzni, hanem egyéb ösztönzőkkel, szellemi célokkal, például karrier és tanulási lehetőségekkel - javasolta a szakember.

Kreatív módszerek a toborzásban

Tokár Péter úgy véli, az olyan hagyományos, olcsó megoldások, mint az online és print hirdetések csak átlagos eredményeket hoznak. Ma már egyedi, kreatív, ötletes toborzási megoldásokra van szükség, amelyek egyedi és jó jelölteket hoznak. Egyre népszerűbb például, hogy szakmabeliek ajánlása révén tesznek szert új munkaerőre a cégek, de szakmai körök segítségével is lehet keresgélni. Emellett gyakori, hogy sokan személyes ismeretség útján találnak jó pályázóra, de igénybe lehet venni munkaerő-közvetítő cégeket is, akik elvégzik helyettünk a marketing munkát is. Természetesen az online és print hirdetéseket sem kell elfelejteni. - A lényeg, hogy minél több csatornát határozzunk meg, amelyeken el tudjuk érni a célcsoportunkat - ajánlotta a szakember, kiemelve, hogy az egyes források hatékonyságának mérése is javíthatja a toborzás esélyeit.