Így néz ki a HR digitalizáció a gyakorlatban

A fesztivál Digitális HR szekciójának színpadán két kerekasztal-beszélgetés is zajlott olyan HR-vezetőkkel, akik több cégnél is aktív részesei voltak a digitális átalakulásnak, illetve a transzformációs folyamatok irányítói jelenleg is. 

A nagyobb szolgáltatók és a startupok révén sok jó megoldás jelent meg a piacon az elmúlt pár évben, de a mi konklúziónk az, hogy nincs olyan eszköz, amely minden igényt kielégít - hangsúlyozta Demény Soma, a Cleanwatts vezető klímatechnikai vállalat HR-vezetője. A szakember egy növekedésben lévő, közepes méretű nemzetközi vállalat szempontjából beszélt a HR-rendszer bevezetésének kihívásairól. Mint elmondta, nagy rendszert bevezetni sok erőforrást, nagy befektetést igényel, a másik lehetőség, hogy helyi igényekre szabott rendszert implementálunk egy kisebb csapattal, mely 3-4 hét alatt lefuthat lényegesen kevesebb erőforrás felhasználásával. Érdemes megnézni, milyen rendszerek fedik le a legszélesebb spektrumot, aztán végiggondolni, mi lesz a következő lépés, hogyan lehet rá építkezni. Nem biztos, hogy az a platform, ami most kielégíti az igényeket, egy év múlva alkalmas lesz rá, hogy új modulokat kapcsoljunk hozzá. A szakember szerint egy mátrix mentén kell ezt a projektet felvázolni, megrajzolni a vonalakat, miként lehet összefűzni az egyes építőelemeket. Számukra most a legfontosabb új építőkocka egy olyan modul lenne, mellyel a teljesítménykultúrát ágyaznák bele a rendszerbe, hogy nyomon követhessék az egyéni fejlődési terveket. 

Úgy gondolom, számunkra nagyvállalati szinten a nagy szoftverekkel való integrált megoldások lesznek a dominánsak a közeljövőben – mondta el Magyar Miklós, a VELUX regionális HR-igazgatója. A 15 országban jelen lévő cégcsoport számára a digitális eszköztár létkérdés, a 15-ből mindössze 3 országban dolgoznak fizikailag is HR-es kollégák. Tapasztalatai szerint nagyvállalati oldalról egyre kisebb a rugalmasság, hogy külső megoldásokat használjanak GDPR adatvédelem miatt, inkább integrált megoldásokat próbálnak hozzákapcsolni a sztenderd rendszerhez. Sok lehetőséget lát az irdatlan nagy mennyiségű adatban, mely nagyvállalati szinten összeér egy rendszerben. Belső feszültségként éli meg, hogy pont az országok közötti sztenderditás miatt nincs elég rugalmasság ahhoz, hogy az üzleti folyamatok hatékonyságát ezzel maximálisan támogatni tudják. További nagy kihívásként említi a felhasználói élmény fejlesztését. „Intenzíven elkezdtük használni a learning modult, de nem vagyok benne biztos, hogy a kollégák élvezik a használatot technológiai oldalról, ebben kell még fejlődni” - emelte ki. 

Dobi Kitti, a Magyar Bankholding (MBH) HR vezérigazgató-helyettese egy nagy fúziót vezetett az elmúlt években HR szempontból. Az elmúlt 2,5 évben sikerült egy HR alaprendszert bevezetniük, ez volt a legnagyobb lépés, most jönnek a „fancy dolgok” – fogalmazott. Két szempontot tartottak szem előtt, az egyik a felhasználói élmény, a másik a hatékonyság. Külön HR-szakterületenként rajzolták fel a stratégiai lépéseket, ez a priorizálás célravezetőnek bizonyult. Kiemelte, hogy a külső beszállító és a belső csapat kohéziója jól kell, hogy működjön, érdemes rá időt szánni, hogy csapattá érjenek. 

Kis és középvállalati oldalról az integráció a legnagyobb kihívás, amivel küzdünk. Rengeteg rendszerünk volt, de egyik sem tudott minden funkciót lefedni – mondta el Kaszab Stella, a H1 Systems HR-igazgatója. 4 évvel ezelőtt kezdtek el tudatosan építkezni, első körben egy kommunikációs platformot alakítottak ki. Jelenleg egy HRmaster rendszerrel dolgoznak, vannak digitális módon működő jelenléti íveik, vezetői döntéseket támogató kimutatásaik, dolgozói önkiszolgáló portáljuk. Egy hónappal ezelőtt csatlakozott hozzájuk egy kolléga, akinek projektvezetőként a HR-digitalizáció a feladata. A HR-igazgató szerint ezt a folyamatot nem lehet csak a HR-területen belül kezelni, az IT-ra is szükség van hozzá. A külső szolgáltató nem elég, belsőleg is össze kell rakni az erőforrást és megtervezni a folyamatot. Olyan projektcsapat felállítása legyen a cél, akik küldetésként tekintenek erre a feladatra - tette hozzá jó tanácsként. A vezetők részéről az az igény, hogy minden adathoz könnyen hozzáférjenek, most ezen dolgoznak a H1 Systems-nél.

Ennek az útnak sosem lehet a végére érni – hangsúlyozta Tókos-Tari Szilvia, a Konica Minolta Magyarország HR-vezetője. A szakember karrierje során több rendszert vezetett már be, de elmondása szerint ez utóbbi volt a legteljeskörűbb. A kkv szektorba sorolható Konica Minoltánál két és fél éve kezdték el bevezetni a HRmastert 5 modullal. A stratégia az volt, hogy az alapvető HR-folyamatokat beletegyék a rendszerbe, melyet igyekeztek mobilon is elérhetővé tenni. Mint elmondta, számukra legnagyobb kihívásnak a bevezetés során az erőforrás kérdése bizonyult. Nem volt lehetőség egyetlen kolléga vállára tenni a folyamat felügyelését, így többen is kaptak modul felelősségeket, és a teljes bevezetés a napi munkavégzéssel párhuzamosan haladt. „Ez lehet megterhelő, de mégis az volt a célom, hogy mindenki ismerje a rendszert, és lássa, hogy függnek össze az egyes modulok. A bevezetéssel párhuzamosan a folyamatainkat is átgondoltunk. HR-rendszert csak akkor lehet bevezetni, ha van egy tiszta adatbázis, melyből építkezni tudunk” – fejtette ki a HR-vezető. Nagy kihívásnak élte meg, hogy meggyőzze az embereket, miért jó ez nekik, és rávegye őket a rendszer használatára. Sok támogatói anyagot készítettek a felhasználóknak, mely túlmutatott a rendszerben lévő videókon. Nem szabad feladni! – hangzott Tókos-Tari Szilvia jó tanácsa. 

A forradalom már zajlik! Minden HR-es fogja meg egy IT-s kezét! 

A ChatGPT és a HR-folyamatok jövőjét taglaló kerekasztal szakemberei egyetértettek abban, hogy a forradalom már kitört, és háborús terminológiát kell használni ebben a témakörben, hogy érzékeltessük, mennyire fontos felvenni a fonalat és érteni, mi történik körülöttünk. 

(b-j) Pajor Mariann, Szombathelyi Sebestyén, Kiss Gergely, Koltai Balázs

Meg kell találni azokat az üzleti pontokat, ahol a mesterséges intelligencia tud segíteni a hatékonyság növelésében, de fontos, hogy eszközként tekintsünk rá. Nem mindenhol és minden esetben kell alkalmazni, viszont nyílik az olló, aki lemarad, az kimarad. Ebben a tekintetben a jövőben a HR-eseknek IT-soknak is kell lenniük - hangsúlyozta Szombathelyi Sebestyén a WHC Csoport IT-vezetője. Mint elmondta, folyamatosan kísérleteznek, miként építsék be az AI-t a fejlesztésekbe. Konkrétumként a toborzás területét említi. A toborzás a fehérgalléros világban egyre inkább videó interjúval zajlik. Működő megoldás már, hogy interjú után nem a HR-es kolléga, hanem az AI készít kivonatot a jelölt legfontosabb jellemzőiből, adott esetben még ajánlást is tesz. Ettől már csak egy lépés, hogy a mesterséges intelligencia teszi fel a kérdéseket, de az is elképzelhető, hogy a gép pár instrukció alapján megtalálja a legalkalmasabb jelöltet, képes lesz összefűzni az interjú tapasztalatait azokkal az információkkal, melyek a világhálón találhatóak a jelöltről. 

Három készség a HR-esek számára különösen fontos lesz: flexibilitás, adatok kezelésének képessége, és változásmenedzsment-tudás – hívta fel a figyelmet Koltai Balázs digitális transzformáció es szervezeti kultúra szakértő. A szakember szerint a HR-esek a jövőben sokkal több adatot fognak kezelni. „Ha még nincs AI, akkor majd lesz. Amit addig tehetünk, hogy felkészülünk rá. Első lépés, hogy tegyünk rendet a szervezethez, munkatársakhoz, vállalati kultúrához kapcsolódó adatokban!” – hangsúlyozta. Minden tranzakció jellegű információ a munkatársakról aranyat fog érni (pl. felvétel, tréningek, új munkakör, javadalmazás, értékelések, stb). Ezeken az adatbázisokon lehet majd megtanítani a mesterséges intelligenciát, hogy specifikusan az adott szervezet HR-folyamatait támogassa. Az AI alkalmazása más változást is hozni fog. Új szemmel fogunk nézni régi problémákra, és át fogjuk alakítani, hogyan hozunk döntéseket. Mindez nagyban kihat majd a vállalati kultúrára, és mindezért értékelődik fel a flexibilitás és a változás-menedzsment tudás a HR területén belül különösen.

A ChatGPT-nek nem jelent akadályt a LinkedIn profilunk alapján 20 állásajánlatra pár másodperc alatt összerakni 20 egyedi önéletrajzot motivációs levéllel. Személyre szabott oktatási anyagot is pillanatok alatt kaphatunk tőle tetszőleges didaktikai módszertannal, érveléstechnikával, tudásszinttel - sorolta a konkrétumokat Kiss Gergely, az Attrecto Zrt. alapítója arra a kérdésre, hol tartunk most. A rendszerváltás után mindenki elkezdett angolul tanulni, mert ezen a nyelven lehet kommunikálni a világgal. Most „nyelvi programozónak”, azaz prompt engineernek kell képezni magunkat, mert meg kell tanulnunk kommunikálni a generatív mesterséges intelligenciával. 

Pajor Mariann, a beszélgetés moderátora, az Egis Zrt. vállalati kultúra és HR fejlesztési főosztály vezetője konklúzióként azzal zárta a kerekasztalt, hogy jövőre minden HR-es hozzon magával egy embert az IT-ról is: „valószínűleg kézen fogva kell majd közlekedni ebben a témában.”

Nyitóképen Demény Soma és Magyar Miklós (Forrás: HR Fest Facebook)