Mikor alkalmazzuk a 360 fokos interjút?

A kiválasztási folyamat akkor tekinthető sikeresnek, amikor a jelölt teljes értékű munkatársunkká válik, elfogadott lesz új munkatársai körében és tökéletesen beilleszkedik a csapatba. A vállalati kultúrát az új kolléga elfogadja, megismeri és azonosulni kezd vele. Az ide vezető út sokszor hosszadalmas, a több körös állásinterjúkban lelkesedését veszíti a jelölt, egyre türelmetlenebben várják új munkatársukat a kollégák, a kiválasztásért felelős vezetőnek pedig jó pár álmatlan éjszakát okozhat a megfelelő pályázó kiválasztása a potenciális jelöltek közül.

Mi a 360 fokos interjú?

A 360 fokos interjú során a kiválasztási folyamatban nemcsak egy-két ember vesz részt, hanem a jövőbeni közvetlen munkatársak egy kisebb vagy nagyobb köre - felettesek, beosztottak és az azonos szinten lévő kollégák - függetlenül az ők szervezetben betöltött pozíciójától és státuszától. Lapos szervezeti felépítés és csoport-orientált működés esetén különösen hatékony ez a kiválasztási módszer. Hierarchikus szervezetben is hatásos lehet, amennyiben a vezető stílusa és személyisége megengedi azt, illetve nem sérülnek az alá-fölérendeltségi viszonyok. A 360 fokos kiválasztás különösen hasznos belső felvételi elbeszélgetések során, mivel több dimenzió mentén ítélhető meg a jelölt, így jobb esélye van arra, hogy minél alaposabban és teljes körűen értékeljék alkalmasságát a betölteni kívánt pozícióra.

Mitől jobb ez a kiválasztási technika?

A technika egyrészt azért hatásos, mert az állásra jelentkező nemcsak egyetlen benyomás és vélemény alapján tud képet alkotni munkahelyéről, hanem számos dimenzió mentén megismerheti azt. Nagyobb biztonsággal tud dönteni arról, hogy az adott szervezetért feladja-e meglévő állását vagy egyáltalán elköteleződjön-e az interjúztató cég irányába az álláskeresési folyamat közben. Másrészt hasznos a cég számára is, mivel az interjúkon részt vevő munkatársak morálját, hatékonyságát és a munkáltatóról, illetve vezetőről alkotott képét pozitívan befolyásolja. Érzik, hogy ők maguk is aktívan alakítják munkakörnyezetüket, az ő szavukra is kíváncsi a vezetés, amit aztán a többi munkatársnak akár folyosói pletykák keretén belül átadva jelentősen emeli a munkatársak körében a cég belső PR-értékét. Az ilyen jellegű kiválasztásból profitál a vezető is, mivel az új munkatárs felvételével kapcsolatos felelősség nem a saját kezében összpontosul, illetve nem egyedül az ő, illetve a HR-es kolléga döntésétől függ. Mivel a vezető kevésbé stresszes és feszült a kiválasztás alatt, az interjú könnyedebb, felszabadultabb és oldottabb hangulatban megy végbe, ami más megvilágításba helyezheti egy-egy jelölt képességeit és személyiségét.

Melyek a 360 fokos kiválasztási technika veszélyei?

Az interjúmódszer kerülendő megoldás az olyan kereséseknél, amikor a munkáltató kérte fel távozásra az előző kollégát. Mivel a közvetlen munkatársakat érzelmileg rosszul befolyásolhatta a döntés, így nem tanácsos őket bevonni a felvételi interjúkba. A 360 fokos módszer esetén nagy veszélyt jelenthet, ha nincs egyetértés a kiválasztott jelöltet érintően, ekkor ugyanis elegendő egyetlen munkatárs, akinek az elutasító hozzáállása vagy a jelölt nem tetszése befolyásolhatja a többieket és negatívan hat az egész kiválasztási folyamatra. Ilyen esetre lehet példa, amikor az egyik interjúztató kétségbe vonja a jelölt szakmai hozzáértését és megkérdőjelezi a pályázó által mondottakat. Az értékelő beszélgetés során megmérgezheti a többiek pályázóba vetett bizalmát és elbizonytalanítja őket döntésük helyességéről akkor is, ha előtte a többi interjúztatónak tetszett a pályázó. Extrém esetekben egy erőszakos és kritikus kolléga teljes mértékben megsemmisítheti a felvételt.

A szakmai féltékenység is megkeserítheti a kiválasztásban résztvevők életét, és megnehezítheti, vagy éppen megsemmisítheti a felvételt. Nagyon tehetséges pályázó interjúztatása során, a jelölttel azonos szinten lévő kollégák már a felvételi beszélgetés alatt félteni kezdik meglévő pozíciójukat, és félnek a kihívástól, amit az új munkatárs jelenthet számukra. A szakmai féltékenységből adódó kellemetlen párbeszédek nagyon rossz színben tüntethetik fel a munkáltatót a jelölt előtt. A kellemetlen és rosszul sikerült interjú negatívan befolyásolja a vállalat PR értékét, különösen egy kis ipari szegmensben vagy speciális szaktudást igénylő szektorban.

A technika gyakorlati megvalósítása

A 360 fokos felvételi módszer végbemehet egyszemélyes interjúk sorozataként vagy panel interjúk keretén belül. Mindenképpen pontosan megtervezettnek, előkészítettnek és precízen szervezettnek kell lennie. Függetlenül attól, hogy egy hosszabb csoportos vagy több, rövidebb és egymás után lebonyolított egyszemélyes interjúk sorozata-e, célszerű egy vezérelv mentén megszervezni a felvételt. Ajánlatos minden egyes felvételiztető kollégának kijelölni egy dimenziót, ami mentén az interjút vezetnie kell, és amelyre fókuszálnia szükséges. Semmiképp sem ajánlott négy fókusznál többet meghatározni egy felvételi eljárás során. Amennyiben kétszemélyes interjúk sorozataként bonyolítjuk le a kiválasztást, úgy ajánlott egy nap folyamán megszervezni valamennyit. Ha négynél több fókusza van a felvételi folyamatnak, úgy néhányat össze lehet vonni egyetlen interjú keretén belülre. A nagy cégek esetében jó, ha a felvételiztető kollégák azonos teamből kerülnek ki, míg kisebb szervezeteknél célszerűbb egy divíziókat átszelő, kereszt-teamet létrehozni az interjúztatás céljából.

A felvétel megkezdése előtt egy koordinátort kell kijelölni, aki átlátja az egész folyamatot és felügyeli az interjúztatók közötti információcserét a kiválasztás alatt. A koordinátornak lehetőleg egy független, önálló és nem befolyásolható személyiségnek kell lennie. Az interjúk során ajánlatos átadni a felvételiztetőknek egy előre megszerkesztett kérdéskört, aminek a segítségével képesek tartani az előre megadott fókuszt. Ha szükségesnek érzik, ugyan belemélyedhetnek egy-egy kérdésbe és mélyrehatóan kielemezhetik azt, ám a kérdéslista segítségével könnyen visszakanyarodhatnak az eredeti vezérelv irányába. A lista nem egy pontról pontra végigkövetendő lajstrom, aminek minden egyes elemét ki kell pipálni a beszélgetések során, hanem egy segédeszköz, ami az esetenként elkalandozó beszélgetést a kellő mederbe tereli vissza.

Azonnali döntés kontra demokrácia

A 360 fokos kiválasztás akkor működik a leghatékonyabban, ha egy nap alatt születik döntés, amikor a jelöltről alkotott gondolatok és benyomások még frissek, más külső tényezők által nem befolyásoltak. Éppen ezért célszerű a felvételi beszélgetések után egy-másfél órát adni az interjúztató csapatnak, hogy döntést hozzanak a jelölt felvételéről vagy elutasításáról. A gyors döntés azonban nem jelent demokratikus döntést. A felvételi eljárás végeredményéről a felvételiztető menedzser és a HR-es mondja ki a végső szót. A demokrácia hiányát nehezen lehet az interjúztató csapat többi tagjában elfogadtatni, azonban mindenképpen korrekten kell kezelni, valamint a végső döntés mikéntjéről és okáról konkrét és teljes körű magyarázattal kell szolgálni a többi kolléga számára.

Felkészülés - előkészület

Mielőtt belevágnánk a 360 fokos felvételi módszer megvalósításába, nem árt felvilágosítani és amennyiben energiánk és időnk engedi egy rövidke tréninggel ellátni a felvételiztető csapatot. Hasznos lehet, ha a pozíció beöltéséhez feltétlenül szükséges szakmai tapasztalatot, személyiségjegyeket és vezetői pozíció esetén menedzsmentismeretet a felvételiztető csapat közösen határozza meg és kiemeli a kemény kritériumokat az általános követelmények közül. Az interjúztatókat fel kell világosítani, hogy mely kérdések kérdezhetőek egy beszélgetés során, illetve milyen munkával kapcsolatos kérdéseket célszerű feltenni a jelölteknek. Fel kell hívni a figyelmüket arra is, hogy egyes magánéleti kérdések nem megengedettek, sőt egy-egy ártatlan, kíváncsi kérdés akár személyiségjogokat is sérthet. Az interjúztató csapatot fel kell készíteni a jelöltek a váratlan, kellemetlennek tűnő kérdéseire is. Ilyen helyzet lehet, ha az interjúalany rákérdez a javadalmazásra. Egyes kollégáknak a kérdés kellemetlenséget okozhat, és hirtelen felindulásból kimondhatják az első dolgot, ami éppen az eszükbe jut, ezzel számtalan nem kívánatos következményt vonva maguk után.

Nem utolsó sorban a jelöltekkel is meg kell értetni az új interjúztatási technikát, fel kell készíteni őket a rájuk váró egy napos folyamatra. Amennyiben az interjúalanynak kellő alapossággal elmagyarázták az egész procedúrát és megfelelő profizmussal végigvezényelték az interjúsorozatot, úgy egy elutasítás esetén is pozitív élményekkel hagyja el az állásinterjút. A jelölt új megvilágításba helyezi képességeit és készségeit, önmagáról alkotott képe is formálódik és többletinformációkkal bővül.

A 360 fokos felvételi technika adott környezetben és pozícióhoz mérten alkalmazva hatásos eszköz lehet a döntési folyamat csökkentésére, illetve a kiválasztáshoz kapcsolódó felelősség megosztására. Megfelelően alkalmazva és kivitelezve a cégnek nemcsak a keresésben jelent segítséget, hanem további jótékony hatásai is lehetnek.

Mohácsi Györgyi, HR Portal