A kommunikációs tréningek buktatói

A kommunikációs tréning esetében pozitívum, hogy olyan témáról van szó, ami mindenki számára élő, napi probléma. Számtalan példa él bennünk kommunikációs helyzetekről, akár a saját ballépéseinkről, akár mások sikertelenségeiről. Könnyű ezeket szemléletessé tenni egy tréning során és könnyű gyakorlativá tenni a kommunikációs tréninget. Ugyanakkor éppen a téma hétköznapisága miatt sokkal nagyobb specifikációra van szükség ahhoz, hogy egy ilyen tréning igazán hatékony legyen. Valakinek lehet, hogy az a problémája, hogy nem tud meggyőző lenni, míg más nem tud nemet mondani hiába van túlterhelve feladatokkal. Lehetnek olyan munkatársaink, akik nagyon meggyőzőek és jól is menedzselik feladataikat, viszont beosztottaikkal képtelenek megfelelően kommunikálni.

Mindenképpen külön kell választanunk a kommunikációs tréning során a vezetői kommunikációt az egyéb kommunikációs problémáktól. Az kétségkívül elképzelhetetlen a legtöbb vállalat életében, hogy külön tréningezzük azokat, akiknek a meggyőzés a problémájuk, külön foglalkozzunk azokkal, akik nem tudnak nemet mondani, további tréninget tartsunk azoknak, akik képtelenek negatív véleményt nyilvánítani vagy éppen önmagukat menedzselni. Azt azonban mindig érdemes megtennünk, hogy amikor felmerül a tréning igénye, nézzük meg, melyek a fennálló problémák. Mi az ok, amiért a tréninget meg szeretnénk tartani, illetve rövid úton belül eljuthatunk oda, hogy mi a tréning célja.

Amellett, hogy fókuszálhatunk a munkatársaink számára nehéz kommunikációs helyzetekre, felépíthetjük úgy is a tréninget, hogy valamilyen speciális módszert nyújtson a kommunikációs szituációk kezelésére. Ilyen módszer lehet például a manapság igen divatos asszertivitás. Az asszertív kommunikáció során egyrészt saját érdekeinket érvényesítjük, viszont a másik fél érdekeit és céljait is figyelembe vesszük. Tulajdonképpen egy win-win szituációról van szó, ahol mindkét fél nyer. Az asszertivitással elérhetjük, hogy munkatársaink hatékonyabban tudják megoldani a számukra nehézséget jelentő kommunikációs helyzeteket.

A kommunikációs tréning felépítése tekintetében fontos, hogy ne ragadjunk meg az elméleti blokkoknál. Alapvetően igaz ez a tréning műfajra, hogy a gyakorláson kell, hogy legyen a hangsúly. Amikor éppen a kommunikációról beszélünk, abszurd egy olyan tréning, ahol az elméleti modellek útvesztőjében bolyongnak a résztvevők két-három napon keresztül. Fontos az is, hogy olyan gyakorlati elemekből épüljön fel, amelyek tényleg a tréning célkitűzései köré csoportosulnak. Sajnos kommunikáció címszó alatt sokszor rántanak elő a tréningcégek a fiókból klasszikus kommunikációs játékokat. Izgalmas és tanulságos lehet egy közös csoportdöntés kialakítását megcélzó gyakorlat vagy éppen egy olyan játék, ahol a résztvevőknél lévő részinformációkból kell eljutni közösen a megoldáshoz.

Több napot el lehet tölteni izgalmakkal teli játékos gyakorlatokkal, igazán hatékony azonban csak akkor lesz, ha ténylegesen kapcsolódik a tréning tematikájához. Továbbá azt is fontos tisztázni, hogy a valódi gyakorlás nem ezeknek a csoportos gyakorlatoknak a végrehajtása, hanem elsősorban szerepgyakorlatok illetve szituációs gyakorlatok megoldása. Vagyis akinek az a problémája, hogy nem tud nemet mondani, egy olyan szituációba kerül a tréning biztonságos keretei között, amikor a főnöke egy sokadik feladattal látja el, ami valójában egy másik kollégájának feladatköre lenne. Aki nem tud meggyőzően érvelni, annak abszurd tárgyakat kell eladnia. Aki pedig beosztottaival nem tud megfelelően kommunikálni, annak feladatot kell kiadni vagy éppen számon kérni.

A lehetőségek száma végtelen. Amit viszont fontos látni, hogy mindez komoly tréneri munkát, extra erőfeszítést igényel. Hiszen lesznek olyan szituációk, amelyeket arra a konkrét tréningre kell összeállítani, amellett, hogy természetesen felhasználhatók jól bevált gyakorlatok is, amennyiben illenek a tréning tematikájához. Ez rögtön felveti a kérdést, hogy ki is legyen a tréner. Belső vagy külső trénerrel dolgozzunk? A kommunikációs tréning, mint műfaj nem zárja ki a belső tréner alkalmazását, amennyiben trénerünk ért hozzá, nyugodtan rábízhatjuk.

Vezetőképzésnél többnyire külső partner alkalmazása a gyakori. Akár belső, akár külső trénerrel dolgozunk együtt, fontos, hogy a kommunikációs tréning alapismérveinek figyelembe vételével alakítsuk ki közösen a tréning tematikáját. Kezdjük a tréning céljával, majd a résztvevők számbavételével. Amennyiben az egyéni kommunikációs problémákra fókuszálunk, elengedhetetlen a résztvevőkkel való személyes beszélgetés a tréner részéről, hogy milyen kommunikációs problémákkal szembesülnek. Természetesen történhet ez úgy is, hogy egy vezető jelzi beosztottja kommunikációjával kapcsolatos problémáit. Pozitív esetben ezt a beosztottal is megbeszélte, aki nem csak a tréningen szembesül azzal, hogy neki például udvariasabbnak kellene lennie a női kollégákkal. Egy ilyen típusú tréningnél kifejezetten fontosak a résztvevők elvárásai, amit akár már a tréning előtt meg lehet kérdezni és ennek függvényében is alakítani a tréninget. Az egyéni kommunikációs problémákra fókuszáló tréning igényli a legnagyobb rugalmasságot a kommunikációs tréningek közül és nagyon alaposan személyre, vállalatra kell szabni. Amennyiben egy konkrét kommunikációs technika, vagy módszer köré építjük fel a tréninget, ezzel keretet adhatunk a kommunikációs problémáknak, viszont figyelnünk kell arra, hogy a módszer tényleg csak egy eszköz legyen, ne erről szóljon csak a tréning.

Amikor vezetői kommunikációt fejlesztünk, többnyire kész vezetőképző programokkal találjuk szembe magunkat. Egyénileg is elküldhetjük vezetőinket egy-egy ilyen programra, amennyiben azonban van rá lehetőségünk, itt is a minél inkább vállalatra szabott komplett programmal érhetünk célt. A vezetői kommunikáció magában hordoz bizonyos elemeket, melyekkel egy vezetőnek szembesülnie kell azáltal, hogy vezető lett. Például visszajelzést kell adnia, számon kell kérnie stb.

Leginkább a frissen kinevezett vezetőknél lehetnek hatékonyak a kész programok, hiszen itt még számtalan tipikus vezetői kommunikációs helyzetet kell gyakorolni. Érdemes természetesen megvizsgálni, melyek legyenek a fókuszpontok. Tapasztaltabb vezetőknél valamilyen elakadás esetében szokott felmerülni a kommunikációs tréning, lehet ilyen például, hogy szó szerint elakadnak az információk a vezetőnél. Érdemes azonban megfontolni, mikor van szükség ténylegesen kommunikációs tréningre. Amikor egy-egy vezetőről van szó egy tipikus problémával, elképzelhető, hogy a coaching jobban segíthet.

Izgalmas kérdés, hogyan vizsgáljuk a kommunikációs tréning hatékonyságát. Megfigyelhetjük munkatársainkat a számukra nehéz szituációban a tréning előtt, majd a tréninget követően. Kérhetjük őket is, számoljanak be arról, tapasztalnak-e változást a kommunikációs helyzetek kezelésében. Bevezethetünk hónapokkal később ellenőrzőnapokat vagy alkalmazhatunk szupervíziót, ahol egyéni vagy csoportos formában segítjük a gyakorlati megvalósítást. Vezetőképzésnél hatékony lehet a vezetői kommunikáció fejlesztést coachinggal támogatni. Számszerűsítve legkésőbb a következő teljesítményértékelésnél kell látnunk változást, hiszen a kommunikációval kapcsolatos kompetenciák szinte mindig szerepelnek a teljesítményértékelésben.

Amennyiben a tréningen résztvevőknek egyéni célkitűzései is vannak, netán még az adott készség fejlesztése is kitűzésre került, még szerencsésebb helyzetben vagyunk, hiszen fókuszban van a tréningen elsajátítandó készség. Arra azonban érdemes odafigyelnünk, hogy legyen valamilyen fejlesztendő készség a kommunikáció tág témakörén belül. Azt ugyanis igen nehéz lesz mérni, hogy jobban kommunikálnak-e munkatársaink a tréning után, ha megmaradtunk a kommunikáció általános szintjén. Akár személyre szabott célokkal, akár egy közös céllal dolgozhatunk (például legyenek meggyőzőbbek munkatársaink), fontos, hogy mindig legyen cél.

Előfordulhat az is, hogy vállalati stratégiához kapcsolódóan valamilyen változás kapcsán merül fel a kommunikációs tréning igénye. Lehet ez akár egy kommunikációbeli stílusváltás vagy egy új kommunikációs irány. Gyakori lehet ez például vállalatok összeolvadásánál vagy tulajdonosváltásnál, a felsővezetésben nagyobb változások bekövetkezésekor. Ebben az esetben egy kommunikációs tréning nyilván másról szól, mint egy készségfejlesztés. Valójában ez nem is az a kategória, ami kommunikációs tréning címszó alatt általában eszünkbe jut. Fontos azonban megemlíteni, hogy ilyen stratégiai fontosságú helyzetekben más szervezetfejlesztési módszerek mellett egy kommunikációs tréninggel is meg lehet támogatni az új helyzetet. Ebben az esetben a tréning sokkal inkább felülről kell hogy építkezzen, hiszen elsősorban a stratégiai irányvonalat kell, hogy kövesse, mint az egyének elképzeléseit. Fontos lehet ilyen helyzetekben egy megbízható külső partner, aki madártávlatból képes szemlélni az eseményeket és hasonló helyzetekben szerzett tapasztalatával képes az adott vállalatra és szituációra szabott megoldást javasolni.

A kommunikációs tréning lehet tehát egy hatékony készségfejlesztés, lehet egy kommunikációs stratégiát, módszert nyújtó fejlesztés, lehet a vezetőképzés része vagy éppen egy stratégiai helyzet támogatása. Bármire is használjuk, ne higgyük, hogy pusztán a kommunikáció ereje hatni fog. Alapos előkészítéssel, célkitűzésekkel és minél inkább megvalósuló személyre/vállalatra szabottsággal érhetünk célt.