HR vezetők rendkívüli helyzetben - Bertók Ibolya, Market-csoport

Meséljen az elmúlt két hónap tapasztalatairól!

Márciusban azonnali átállásra, határozott cselekvésre volt szükség, miközben a járvány egy kételyekkel teli helyzetet teremtett. Az elsődleges kérdés az volt, hogy hogyan végezhetők tovább biztonságosan a feladatok, milyen intézkedéseket kell tenni a működés fenntartása érdekében. Létrehoztunk egy krízisbizottságot a menedzsment tagjaiból, kidolgoztuk a következő hetek lépéseit, akciótervet készítettünk. Az első intézkedések már március 11-ére megszülettek.

Már az elején fontos cél volt az is, hogy egy esetleges megbetegedés ne indítson el cégen belüli fertőzési hullámot, ezért létrehoztunk egy forródrótot (e-mailben, telefonon), ahol a kollégák azonnal kapcsolatba tudtak velünk lépni, ha éppen hazaérkeztek külföldről, olyan országból, ahol a vírus jelen volt, vagy esetleg tünetük lett volna. Itt rögtön tudtunk számukra információt adni, segíteni.
Az intézkedéseink határozottak voltak, ez párosult a dolgozók részéről egy fegyelmezett, szabálykövető végrehajtással, ami nagyon megkönnyítette a dolgunkat.

A munkavállalók mekkora hányada dolgozott home office-ban?

Körülbelül a munkatársak 20%-a tudott otthonról dolgozni, az irodai dolgozók szinte teljes köre. Ennek az alapja már megvolt, hiszen IT rendszereink alkalmasak voltak távelérésre az építkezési helyszínek miatt is, és a távmunka sem állt tőlünk távol, bizonyos munkakörökben eddig is megvolt a lehetőség, így nem nulláról indultunk. Ráadásul januárban indultunk egy e-learning rendszer bevezetésével, éppen túl voltunk két készségfejlesztő tananyagon, az e-learning felület megismerésén. Ugyanakkor járvány miatt új kereteket kellett létrehozni, amely HR oldalról többek közt az otthoni munkavégzés részletesebb szabályozását is jelentette.
A Market új irodaházának bejárata
Fókusz a kommunikáción, a folyamatos tájékoztatáson volt. Ezek a tájékoztatók, irányelvek a vállalat lépéseiről szóltak, a munkahelyen elvárt viselkedésekről. Ha kérdések, félelmek merültek fel, azokat gyorsan megválaszoltuk. Hetente „HR hírmorzsákban” tájékoztattuk a kollégákat az új intézkedésekről és mindenről, ami a témában aktuális volt.

E-learning anyagokkal segítettük az átállást a home office-ra, a munkaidő megszervezését, beosztását, megosztottunk tippeket a gyerekek otthoni oktatása kapcsán is. Kommunikációra a teljes cégcsoport a Teams-et használta. A vezetők felé pedig ajánlás volt, hogy napi háromszor tartsák csapatukkal a kapcsolatot. Kezdjenek egy napindító meetinggel, legyen egy lazább informális „kávészünet” szintén az online rendszeren keresztül, majd tartsanak napzáró meetinget csapatukkal.

Hogyan hatottak az intézkedések a HR folyamatokra?

A toborzási folyamataink részben leálltak, de már újból keresünk szakembereket. Fontos prioritásaink között volt munkatársaink egészségének megóvása: a 60 éven felüliek otthon maradtak, megszerveztük a tömegközlekedés nélküli munkába járást az építéshelyszínen és a központban dolgozóknak.
Elbocsátásra szerencsére nem volt szükség.

Az építés, kivitelezés folyamatosan zajlott. Ezeken a helyszíneken kötelező volt a maszk és gumikesztyű használat, kézfertőtlenítő pontokat helyeztünk el. Az építésvezetők, az építkezésen dolgozók, mérnökök fele-fele időben dolgoztak a helyszíneken vagy irányítottak otthonról, részleges home office-ban. Váltották egymást, hogy kevesebb legyen a személyes érintkezés.

Hogyan zajlik a visszaállás? Mi a menetrend?

Június 2-án megtörtént a visszarendeződés a teljes vállalatcsoportban. A teljes home office megszűnt, mindenki visszatért, csak azok nem, akik korábban is távmunkában dolgoztak. Ráadásul a visszatérés egyben azt is jelentette, hogy beköltöztünk, birtokba vehettük új irodaházunkat, ami járvány ideje alatt is épült. A beköltözést ütemeztük, két csoportba osztottuk a kollégákat és természetesen a maszk, a fertőtlenítés továbbra is az életünk része maradt. Önkéntes alapon 340 főt leteszteltünk COVID 19-re, akik közül mindössze három személy teszteredménye jelezte, hogy korábban átestek a víruson.

Ön milyen érzésekkel tér vissza, hogy érzi mi volt nehéz az elmúlt időszakban?

Vártam már nagyon a visszatérést, visszarendeződést. Az átállás egy teljesen más működésre nem volt könnyű. Eleinte elkövettem azt a hibát, hogy elkezdtem reggel 6:30-kor dolgozni, amikor egyébként munkába indulok, és akkor fejeztem be, amikor haza szoktam érni. A munkába járásra fordított időt is munkával töltöttem. Rengeteg volt a feladat, folyamatos volt a munka, ezt meg kellett tanulni keretek közé szorítani, beosztani az időt. Furcsa volt azt is megszokni, hogy nem lehetett azonnal, közvetlenül lereagálni dolgokat, nem tudtam személyesen egyeztetni a kollégákkal, meg kellett szokni a virtuális világot: hallom a hangját, de nem minden esetben látom a másik fél arcát, nem látom hogyan reagál. Hiányoztak a munkatársak, az irodai környezet. HR-esként számomra fontosak az emberi kapcsolatok, a folyamatos beszélgetés másokkal, a jelenlét elengedhetetlen, úgyhogy örülök, hogy ez visszatért.

Mit visznek magukkal ebből a járványügyi helyzetből?

Megtartjuk az új tudást, tapasztalatot, amit megszereztünk az elmúlt három hónapban. Azt gondolom, hogy jól leszabályoztuk működésünket a válsághelyzetekre vonatkozóan. Ezeket az akcióterveket biztosan megőrizzük, így ha bármilyen hasonló esemény adódik, akkor megfelelően tudjuk majd őket adaptálni.

Sorozatunk eddigi válaszadói (időrendi sorrendben):

Széll Hajnalka - Auchan Magyarország
Bessenyei Zsolt - Pick Szeged
Kreiter Éva - Dreher Sörgyárak
Szeleczky Noémi - Libri Bookline
Bauer Dávid - MOL Nyrt.
Steványik Tamás - ELMŰ-ÉMÁSZ
Friedl Zsuzsanna - Magyar Telekom
Mihók Krisztina - Erste Bank
Nagy Annamária - Unilever
Fluck Benedek - MVM Csoport
Martin Eszter - NN Biztosító