HR vezetők rendkívüli helyzetben (10.) - Fluck Benedek, MVM Csoport

Hogy néz ki egy munkanapja mostanság?

A vezetői példa szerintem fontos dolog, így én is otthonról dolgozom március 16-a óta, amikor az MVM felsővezetése döntött a home office elrendeléséről. Néha, bizonyos operatív feladatok miatt be kell mennem az irodába, akkor megteszem a megfelelő óvintézkedéseket, maszkot veszek, fertőtlenítek.

Home office-ban a munkanap abból a szempontból más, hogy korábban kezdődik és később fejeződik be, közte viszont rugalmasabb az időbeosztás. Ezzel a kollégák is élhetnek, hiszen sokaknak kell az otthoni munkavégzés mellett a digitális oktatásban segíteniük a gyerekeiknek is, így kötetlen munkarendet vezettünk be, amelyet persze a szervezett megbeszélések, online meetingek némileg befolyásolnak. A nap strukturálása sokkal inkább az egyén feladata és felelőssége. A helyzet pozitívuma viszont, hogy az utazás megtakarításával időt nyerünk, egyik Skype meetingről a másikra pár másodperc odaérni.

Hogyan készültek fel a home office-ra?

A társaságcsoport egészére - ez 60 céget és közel 15 ezer munkavállalót jelent - a válság előtt kialakítottuk a home office szabályzatunkat, természetesen az ellátásbiztonságot és az üzletfolytonosságot figyelembe véve. Ezt rendeltük el mindenki számára kötelezően, ahol lehetséges volt. Ahol nehézkesebben ment, például az ügyfélszolgálatok esetén, ott a desktopok hazaköltöztetésével oldottuk meg a helyzetet. Jelenleg a munkavállalók 55-60%-a dolgozik otthonról.

A társaságcsoport tagjai térben egyébként is szétszórva helyezkednek el, így volt gyakorlatunk a virtuális megbeszélések lebonyolítása terén, lényegében megvolt már ennek a kultúrának az alapja a vállalatnál. Szerencsére, például a digitális képzési rendszernek (e-learning, webinar) szintén vannak bejáratott eszközei.

Vannak azonban olyan kollégák, akik a kritikus infrastruktúrát működtetik, például a Paksi Atomerőművet vagy az ellátási hálózatot, itt nincs lehetőség home office-ra. Az atomerőműben ez nagyjából 700 főt jelent. A kritikus munkakörök munkavállalói beköltöznek a telephelyekre időszakos váltásokkal, ami nagyjából kétheti forgót jelent: úgy hívjuk, hogy fordított karantén. Ezekben az esetekben meg kellett teremteni az evés, ivás, tisztálkodás és a szabadidő eltöltésének körülményeit is, hogy ne legyen olyan nehéz az ellátás biztosítása, az így is komoly áldozatot igénylő helyzetben.

Milyen csatornákat használnak a kommunikációra?

Kihasználjuk a digitális eszközök adta lehetőségeket. Általában Skype-on tartjuk a megbeszéléseket. Amikor négyszemközti beszélgetéseket tartunk, akkor ezt kamerával tesszük, hogy legalább a személyesség illúziója meglegyen. Ez erősíti a társas kapcsolatot. Viszont a HR vezetői csapat megbeszéléseit, amikor többen vagyunk, csak hangot használva tartjuk meg, hetente egyszer.

Miben más home office-ból vezetni? Milyen új technikákat tanult meg, kezdett alkalmazni?

Sokkal jobban kell koncentrálni az online megbeszélések témájára, strukturáltságára. Ugyanakkor különösen a négyszemközti alkalmakon fontos egy kis szociális beszélgetést is folytatni, érdeklődni, hogy a másik hogy van, hogyan tudott alkalmazkodni, van-e valami gondja.

A fizikai elérhetőség hiányát meg kell szokni, hiába lehet telefonon elérni a másikat folyamatosan, nem szaladhatok át hozzá vagy kérdezhetek a másik irodából valamit, mint a normál hétköznapokban. Hiszek az interperszonális kapcsolatokban, így ennek a hiányát fel kell dolgozni.

Az e-mailek száma jelentősen megnövekedett, hiszen ide helyeződött a virtuális kommunikáció egyik súlypontja. Hogy ennek mértéke csökkenjen Sharepointot használunk, amibe mindenki bele tud közvetlenül írni, így nem végtelen és egy idő után követhetetlen e-mail folyamokkal kell megküzdenünk a virtuális térben.

Milyen intézkedéseket kellett meghozni a munkavállalókra vonatkozóan ebben a helyzetben?

Teljesen új munkakultúrát kellett bevezetni és támogatni, úgy hogy közben megőrizzük a hatékonyságot, a munkahelyeket és a béreket. Erre számos ötletet és segédletet adtunk ki, valamint folyamatos mentálhigiénés tanácsadás lehetőségét biztosítunk a kollégáknak.

Az egész társaságcsoportra kellett kidolgozni irányelveket arra vonatkozóan, hogy hogyan kezeljük a különböző munkavállalói csoportokat. Tulajdonképpen egy „HR étlapot” állítottunk erre össze. Kialakítottuk, hogy hogyan védjük a vírus által koruknál vagy alapbetegségeik miatt veszélyeztetett munkavállalókat, illetve milyen védőeszközökkel lássuk el azokat, akiknek muszáj közvetlen kapcsolatba kerülniük az ügyfelekkel.

A 15 ezer munkavállaló körében nagyon sok szakma képviselteti magát, a gázszerelőtől az atomfizikusig, az ügyfélszolgálatostól a kontrollerig. Meg kellett szervezni a hatékony kommunikációt ezek között a csoportok között. Olyan internetes felületet biztosítani, működtetni számukra, amelyen keresztül mindenkit elérnek a releváns információk.
Jóléti intézkedéseket is tettünk: például, hogy az egészségbiztosítási rendszeren keresztül könnyen elérhető legyen az e-recept szolgáltatás; az MVM sportegyesület edzői Facebook csoportban tartanak heti több alkalommal online edzéseket; önkéntes csoportok is alakultak, akik segítik egymást, ha erre szükség van.

A szakszervezetekkel egyeztetve, a bérmegállapodáson felül a pandémiás időszakra vonatkozóan külön ösztönzőket vezettünk be a többletterhelés és a kiemelkedő teljesítmény elismerésére. Így az erkölcsi mellett anyagi ellentételezésre is lesz lehetőség az év folyamán.

A helyzetet folyamatosan figyelemmel követjük, ha esetleg ennek megfelelően az irányelvek alakítására lenne szükség. Folyamatos kapcsolatban vagyunk az operatív törzzsel, figyeljük a kormányzati döntéseket, és ehhez igazítjuk mi is a döntéseinket.

Készülnek-e az irodák újranyitására? Vannak-e tervek arra vonatkozóan, hogy ez milyen időtávban reális?


Nagyjából három hete gondolkodunk már azon, különböző munkavállalói és társasági fókuszcsoportok segítségével, hogy hogyan térünk majd vissza a normál működéshez. Az irodai munkák tekintetében egyelőre továbbra is fenntartjuk a home office-t. Ügyfélszolgálati területen folyamatos kooperációban vagyunk a partnereinkkel, hogy összehangoljuk az esetleges újranyitást, hogy hogyan történjen a biztonságos munkafeltételek biztosítása. A kritikus területeken pedig még ennél is fokozottabb óvatosságra, konzervatív hozzáállásra van szükség. Ki kell alakítani, hogy kiket kell tesztelni, milyen rendszerességgel, milyen munkabiztonsági intézkedéseket - távolságtartás, takarítás, fertőtlenítés - kell hozni.

Vannak dolgok, amelyek meg fognak maradni a vészhelyzet után is, így például a virtuális megbeszélések, hiszen gyakran hatékonyabbak, időtakarékosabbak és segítik az érintkezések csökkentését is.

Felkészülési fázisban vagyunk, amelynek alakulását sok különböző tényező befolyásolja. Lépcsőzetes visszarendeződésre számítok az év második felében a helyzetnek megfelelő alkalmazkodás mellett.

Sorozatunk eddigi válaszadói (időrendi sorrendben):

Széll Hajnalka - Auchan Magyarország
Bessenyei Zsolt - Pick Szeged
Kreiter Éva - Dreher Sörgyárak
Szeleczky Noémi - Libri Bookline
Bauer Dávid - MOL Nyrt.
Steványik Tamás - ELMŰ-ÉMÁSZ
Friedl Zsuzsanna - Magyar Telekom
Mihók Krisztina - Erste Bank
Nagy Annamária - Unilever