HR vezetők rendkívüli helyzetben (11.) - Martin Eszter, NN Biztosító Zrt.

Miként reagáltak márciusban a koronavírus-helyzetre?
Már a vírus magyarországi megjelenése előtt elkezdtünk felkészülni az otthoni munkavégzésre. Így amikor a kormány március 11-én elrendelte az országos veszélyhelyzetet, egy héten belül a kollégáink mintegy 80, március végére pedig már gyakorlatilag 100 százalékának biztosítani tudtuk a home office lehetőségét. Ez a vezérigazgatóság 350 munkavállalóját jelenti. Összesen öt munkatársunk jár be, mert a személyes ügyfélszolgálatot is garantálnunk kell - természetesen csökkentett ügyfélfogadási idővel -, illetve néhány ügyféldokumentumot muszáj papíron intéznünk. Én is otthonról dolgozom március közepe óta.

Hogyan élte meg az utóbbi hónapokat?
Tíz évig az anyavállalat hágai központjában dolgoztam, januárban vettem át teljes munkaidőben a magyarországi leányvállalat HR osztályának vezetését. Másfél hónap után jött a vírushelyzet és innentől home office-ban kellett dolgoznom két kisgyermekem mellett, miközben épp csak hazaköltöztünk Magyarországra. Így a berendezkedés, a gyerekek lefoglalása és a távmunka egyszerre jelent meg nálunk a munka kihívásai mellett. Nem volt könnyű, de beletanultunk.

Jönne vissza az irodába?
Igen. Hiányoznak a kollégák és az irodai környezet.

...és a munkatársak hogyan gondolkodnak erről?
Igyekeztünk minél több és minél változatosabb aktivitásokat indítani számukra, és hogy lássuk ezek fogadtatását, nemrég egy kérdőívet is elindítottunk. A kollégák 90 százaléka nyilatkozott úgy, hogy elégedett ezzel a munkaformával és megfelelő támogatást kapott ehhez a vállalattól. Úgy látom, hogy a távmunkában végzett csapatmunka mindenkit közelebb hozott egymáshoz, amire nagyon büszke vagyok. Szóval a többség jól érzi magát otthon, ám ezzel együtt is vannak, akik kifejezetten várják már a visszatérést.

Mennyire más home office-ból csapatot vezetni?
Most látja az ember, mennyivel egyszerűbb akár egy kávé mellett néhány perc alatt megbeszélni az aktualitásokat… Ahogy kiesik a nonverbális kommunikáció, távolról vezetni sokkal több és alaposabb kommunikációt igényel, több csatornát kell használni. És persze jobban is kell figyelnünk egymásra, hiszen más-más élethelyzetben éljük meg a karantént: magányt érzünk vagy épp a családi feszültségek erősödnek fel, féltjük magunkat, szeretteinket, a megélhetésünket - mindezekre választ és megnyugtató stabil hátteret kell garantálnunk a kollégáknak. Ez a törődés még inkább felértékelődik ebben az időszakban.

Mikor lesz a visszatérés?
Még a vírushelyzet előtt június végére terveztük a költözést új székházunkba, a Váci Greensbe a Dózsa György útról. Az utóbbi hetekben kérdés volt, hogy hová térjünk vissza: visszamenjünk-e még 1-2 hétre az eddigi irodánkba, vagy egyből az újba. Végül az a döntés született, hogy az újban kezdünk vélhetőleg július elejétől, persze az aktuális helyzet függvényében. Az biztos, hogy fokozatos, önkéntes lesz a visszatérés, nem indulunk teljes házzal. Most éppen kérdőíveket küldtünk ki a kollégáknak, hogy felmérjük szándékaikat, igényeiket.

Mi az, ami tartós marad?
A home office bevezetésén és a digitalizáción régóta gondolkodtunk, dolgoztunk is rajta, a vírushelyzet hatalmas lökést adott ennek. Valamilyen formában megmarad a home office, ugyanis a munka hatékonysága - minden előzetes kérdőjel ellenére - legalább olyan jól működik, mint bent, és sokkal szabadabbnak élik meg ezt a kollégák. Inkább azon aggódunk, nehogy a túl sok munka miatt kiégjenek, mert otthon hajlamosabb az ember többet dolgozni, ezt most rajtuk és a saját példámon is látom.
Amit hatalmas eredménynek tartok, az az értékesítési folyamatunk digitalizálása. Ennek keretében már képesek vagyunk 100%-ban online értékesíteni a jogszabályi kötelezettségek alapján korábban újból azonosított ügyfeleinknek, de hamarosan élesedik ez a rendszer a további meglévő és leendő ügyfeleink számára is.

Mit tett a HR a dolgozók támogatásáért?
Az első néhány hétben a home office kialakítása volt a fő feladatunk. Utána teljes programot dolgoztunk ki az elköteleződés fenntartására, hogy érezzék a munkatársak a vállalat részéről a törődést. A folyamatos és megbízható tájékoztatás biztosítása nagyon fontos volt a belső felületeinken. Ezen túl igyekeztünk mentális segítséget nyújtani nekik egy pszichológiai call center szolgáltatás meghirdetésével, ahol szakértőkkel beszélhették meg kérdéseiket, aggályaikat, de számos életvezetési tippet is megosztottunk velük heti szinten a hatékony home office, az önképzés, az idő tartalmas eltöltése kapcsán. E-learning tananyagokat is közzétettünk, de fontos volt a közösségi szellem erősítése is. Ennek érdekében például új kihívásokat indítottunk, hogy osszák meg egymással a legviccesebb karanténsztorijukat, legjobb konyhai mesterfogásukat vagy épp életképeket a háziállataikkal. De szerveztünk online all staff találkozót is, ahol ugyanezeket a témákat kicsit közvetlenebbül tudtuk megosztani egymással.

Itt a nyár, maradt-e szabadsága a dolgozóknak?
Senkit sem köteleztünk arra, hogy az utóbbi két hónapban szabadságra menjen és a továbbiakban is szeretnénk teljes rugalmasságot garantálni a kollégáknak ezen a téren. Inkább több szabadság maradt bent a szokásosnál. Arra biztatjuk a kollégákat, hogy vegyék ki ezeket nyáron, mert a home office-ban töltött időszak nem volt pihenés, mindenkinek kell a feltöltődés.

Mennyire alakította át toborzásukat a vírushelyzet?
Megvizsgáltuk, mely pozíciókra nem létszükség most a felvétel, ezekre - nagyjából a nyitott pozíciók 30 százalékára - leállítottuk a keresést. A többinél online-ra alakítottuk a toborzást, tehát személyes állásinterjú nélkül, online videóinterjúk segítségével veszünk fel új kollégákat. Ez is új tapasztalat, az utóbbi két hónap hozadéka.

Hogyan készülnek egy esetleges második fertőzéshullámra?
Már megvannak a folyamataink, a tapasztalat munkaadói és munkavállalói részről egyaránt, úgyhogy a márciusinál jobb helyzetben vagyunk. Azért is tervezzük a lassabb és fokozatos visszatérést, hogy könnyebben reagáljunk a körülmények esetleges változására.


Sorozatunk eddigi válaszadói (időrendi sorrendben):

Széll Hajnalka - Auchan Magyarország
Bessenyei Zsolt - Pick Szeged
Kreiter Éva - Dreher Sörgyárak
Szeleczky Noémi - Libri Bookline
Bauer Dávid - MOL Nyrt.
Steványik Tamás - ELMŰ-ÉMÁSZ
Friedl Zsuzsanna - Magyar Telekom
Mihók Krisztina - Erste Bank
Nagy Annamária - Unilever
Fluck Benedek - MVM Csoport