HR vezetők rendkívüli helyzetben - Bertalan Imre, OTP Bank

Június 19-én beszélgetünk. Honnan dolgoznak most az OTP munkavállalói?

Szervezeti egységtől függően a korábban home office-ban dolgozó kollégáink átlagosan 50 százaléka jár be az irodákba. Május elején kezdtük a visszatérésünket megszervezni több lépésben. Először csak néhány munkavállalóval, majd június 15-től nagyobb léptékben. Fiókhálózatunk teljes egészében visszatért a normális működésébe, ott a járványidőszak alatt shifteket alakítottunk ki: a dolgozók kéthetente váltották a személyes jelenlétet és a távollétet. Szóval lépünk a korábbi működés felé, de ez még nem 100 százalékos.

Ön honnan dolgozott az utóbbi hónapokban?

Március végétől május elejéig otthonról, összesen egy napot voltam bent ebben az időszakban az irodában. Aztán fokozatosan álltam vissza, hetente mindig egy nappal többet jártam be. Június utolsó hete lesz az első olyan hét, amikor minden nap ott leszek az irodában.

Hogyan élték meg a munkavállalók a home office-t?

Készítettünk egy belső felmérést a home office-ra való átállásról, az derült ki, hogy kollégáink döntő többségének ez nem okozott problémát, nőtt az elköteleződés és javult a munkateljesítmény is, sőt az együttműködés intenzitását is szorosabbnak érezték a szűkebb csapatokon belül. Ebben az is szerepet játszhatott, hogy bizonyos területeken már korábban is lehetővé tettük ezt a munkamódszert, csak ki kellett terjesztenünk. A járvány csúcsidőszakában 4996 munkavállaló dolgozott ebben a formában, ami nagyjából 50 százalékos arányt jelent az összes munkavállalóra vetítve. Én se működési, se technikai oldalról nem láttam gondokat. Sőt, olyan területeken, mint a személyes jelenlétet előnyben részesítő, csapatmunkára épülő agilis squadokban is jól vették az akadályokat, így nem csökkent a sprintek hatékonysága.

Milyen intézkedéseket tettek a dolgozók védelmében?

Kiemelt feladatként kezeltük a munkatársaink és ügyfeleink védelmét. Százezres nagyságrendben szereztünk be egészségvédelmi eszközöket - FFP2-es maszkokat, fertőtlenítőt, gumikesztyűt. A rendszeres takarítás mellett, a védelem fokozása érdekében, plexi falakat szereltünk fel a fiókjainkba. Hatalmas elismerés jár a fióki és contact centeres kollégáknak, akik kiemelt terhelés mellett dolgoztak és rendszeresen be is jártak a fiókokba és az irodákba. A fizikai védelmen kívül is segítettük őket. Fokoztuk a szakmai és mentális támogatást is, a HR igazgatóság több szolgáltatási csomagot is kidolgozott a kollégáknak: az egyik arra készített fel, hogyan kezeljék azt a helyzetet, ha fertőzött van környezetükben. Egy másik az otthoni munka lelki kihívásaiban adott támogatást, egy harmadik a másfajta vezetői szemlélet elsajátítását segítette. Utóbbira azért volt szükség, mert megváltozott a vezető-beosztott viszony, sokkal nagyobb lett a felhatalmazás, és egyben az egyéni felelősség is. 

Ezen kívül bevezettük az “Okosóra” webinart. Ezek ebédidőben hallgatható előadások, amelyeket külsős szakértők tartanak egy-egy aktuális témában. Legközelebb például a reziliencia lesz napirenden. A rövid webinar műfajnak is van hagyománya a bankon belül, de az inkább a fintech témákat járja körül. Az ilyen kihívásokkal teli helyzetekben kritikus jelentőségű a megfelelő és folyamatos kommunikáció. Az intraneten sok tájékoztató anyagot készítettünk, de az ügyfelek számára is folyamatosan juttatunk el tudnivalókat a moratóriumról vagy például edukációs céllal az online elérhető szolgáltatásainkról.

Mi maradhat meg ebből tartósan a céges kultúrában?

Folyamatosan dolgozzuk fel a tanulságokat. Biztosan változik a vezetői szerep, a nagyobb felhatalmazás irányába megyünk el. Jobban építünk majd az elosztott munkavégzésre, aminek egyik megjelenési formája a home office. Nem csak azt nézzük, hogy egy fizikai térben milyen erőforrásokat használhatunk, hanem nagyobb léptékben gondolkodunk - kitágítjuk a projekt csapatokat, a szakértői kört más irodákban, leányvállalatoknál dolgozókkal.

Minden bizonnyal a jövőben a dolgozói elkötelezettségben az egészségvédelmi szempontok még fontosabb elemek lesznek. Korábban is foglalkoztunk a fizikai és a mentális jólléttel, de a koronavírus-járvány tapasztalatait felhasználva további fejlesztéseket tervezünk.
Nagy kérdés, milyenek lesznek az irodák, hogyan dolgozunk ezekben. Szerintem az iroda, mint munkavégzési hely, fennmarad, de lesznek változások. A járványveszély miatt számos szabályt és javaslatot dolgoztunk ki a visszatérőknek. Például a fizikai távolság tartása, az online értekezletek preferálása, a tárgyaló és éttermi kapacitások megfelezése. A Madarász Viktor utcában most épülő irodaházunk belsőépítészeti kialakításakor már figyelembe vesszük ezeket az új tapasztalatokat.

Mennyire változott a vezetői munka home office-ban?

Ahogyan említettem a nagyobb dolgozói felhatalmazás felé tolódott el. Felértékelődött az elvárások pontosabb megfogalmazása, a feladatmegoldás alatti támogatás és a visszajelzés. A felmérésünkből az derül ki, hogy a vezetők jobban odafigyeltek a dolgozókra, több volt közöttük az interakció.

Mennyiben haladtak előre a digitalizációban?

Szerencsére az OTP Bank nem a közelmúltban kezdte a digitalizációt, számos szolgáltatásunkat naponta több százezren használják, lényegesen megnőtt a mobilbankunk kihasználtsága. A járvány csak felgyorsította a folyamatot és új területek csatlakoztak a digitalizálandó területek közé: ilyen például a cégen belüli adminisztráció vagy a pályázókkal való szinte teljesen online kommunikáció.  

Szerencsére nem kellett leállnunk a toborzással sem, két hónap alatt 160 munkavállalót vettünk fel. Ezt csak úgy tudtuk elérni, hogy a teljes toborzási folyamatot és az onboardingot is digitalizáltuk. A képzésben is amit lehetett, online tettünk elérhetővé. Ennek ellenére, természetesen maradnak fizikai jelentétet igénylő képzések és vizsgák.

Mekkora a HR csapat, amelyet vezet?

Körülbelül 140-en vagyunk Magyarországon, a külföldi csoporttagok esetében eltérőek a létszámok.

Hogyan lehet száz főnek online meetinget hatékonyan megtartani?

Kell az alapos felkészülés. Fel kell mérni, melyek az aktuális kérdések, problémák és átgondolni, milyen üzenetet akarunk átadni. Kell a feszes tematika, a menetrend és egy ceremóniamester, aki kézben tartja a meetinget. Fontos, hogy a meeting alatt is jöjjenek visszajelzések a résztvevőktől. Erre jó eszköz a chat funkció, szavazásra pedig például a Mentimeter. Ha ezek egyben vannak, akkor másfél óra alatt egy száz fős online meetingen is rengeteg információt lehet adni és kapni. Az ilyen meetingekkel rendkívül sok utazást tudunk kiváltani, ugyanakkor rendszeresebbé tehetjük a kommunikációt például az OTP Csoport 12 országában.

Mi lesz a HR-ben a következő időszak kritikus témája?

Úgy látom, hogy a digitalizáció és a munkavállalói elégedettség. Utóbbi alatt azt értem, hogyan tudunk olyan környezet biztosítani a kollégáknak, amelyben értik a szerepüket és bármilyen körülmények között jól, biztonságosan és hatékonyan dolgoznak.

Kiket és mivel segített meg a bank pandémia idején?

Összesen több mint két és fél milliárd forint támogatást juttatunk el kórházaknak, oktatási intézményeknek, de például a márciusi zágrábi földrengés hatásainak enyhítéséhez is hozzájárultunk leánybankunkon keresztül. Itthon az egészségügyi intézmények részére átadott 20 lélegeztetőgép mellett Balassagyarmat, Ózd, Sátoraljaújhely, Dunaújváros kórházai, valamint a Budapesti Szent Ferenc kórház kapott összesen 400 millió forintot bankunktól. A hátrányos helyzetű településeken élő gyermekeknek az online oktatásba való bekapcsolódáshoz másfél millió forint támogatást - dolgozóink révén összesen 3 millió forintot - és 25 számítógépet ajánlottunk fel a Magyar Máltai Szeretetszolgálat közvetítésével.

A nyitóképen Bertalan Imre

Sorozatunk eddigi válaszadói (időrendi sorrendben):

Széll Hajnalka - Auchan Magyarország
Bessenyei Zsolt - Pick Szeged
Kreiter Éva - Dreher Sörgyárak
Szeleczky Noémi - Libri Bookline
Bauer Dávid - MOL Nyrt.
Steványik Tamás - ELMŰ-ÉMÁSZ
Friedl Zsuzsanna - Magyar Telekom
Mihók Krisztina - Erste Bank
Nagy Annamária - Unilever
Fluck Benedek - MVM Csoport
Martin Eszter - NN Biztosító
Bertók Ibolya- Market-csoport
Erdei Kata - Richter Gedeon